Imagine une vie où l’organisation est inexistante. Tu gères au jour le jour comme tu peux, tes tâches s’accumulent sans que tu saches jamais où tu en es, tu oublies constamment des choses et rattrapes en catastrophe les loupés, tu as de super idées qui fusent mais tu ne les retrouves jamais…
Vision d’horreur hein ?
// NOTE IMPORTANTE //
Il y a une vidéo et des surprises pour t’aider à prendre en main Notion en bas de page
Pour que mon quotidien ne ressemble pas à ça, j’ai un système d’organisation complet pour centraliser mes idées, mes contenus, mes projets, etc. Et pour optimiser sa gestion, j’ai fait confiance à un outil : Notion.
Notion est un des meilleurs logiciels pour s’organiser en 2020 (et le sera probablement encore en 2021). Avec ClickUp, il fait partie des grosses tendances actuelles. C’est pourquoi j’ai eu du mal à sortir cet article (la mode et moi…) mais il m’a été tellement réclamé que je te présente comment je m’organise avec Notion.
La base… n’est pas l’outil
Avant de t’expliquer comment Notion a révolutionné mon quotidien, il me semble important de remettre les choses dans leur contexte.
On voit tous les jours des articles et publications sur les réseaux sociaux qui vantent les mérites des outils d’organisation, et on pourrait se focaliser un peu trop sur… l’outil.
Mais en réalité, une organisation bancale avec un outil brillant, ça donne : une organisation brillamment bancale.
Il ne suffit pas de prendre le logiciel le plus performant, entrer des données et paf, magie, tu as une organisation béton !
Donc, le contexte. Depuis bien longtemps, j’ai pris l’habitude de tout noter, et autant que possible au même endroit. J’avais donc un cahier, une sorte de bullet journal minimaliste, qui me servait à noter toutes mes tâches, mes rendez-vous, mes notes diverses et variées et surtout mes 15 000 idées à la minute.
Le problème… c’est que le papier comporte certaines limites.
À chaque fois que je changeais de cahier, tous les 3 mois maximum, je perdais ou devais recopier les informations que je voulais garder sous la main.
Pour retrouver une information précise rapidement, c’est très compliqué. Quant à exploiter, transmettre, combiner les informations, c’est tout bonnement impossible !
Voilà pourquoi j’ai transféré ce système au format numérique.
Pourquoi j’ai choisi Notion plutôt que n’importe quel autre outil
La première application que j’ai trouvée pour gérer mon quotidien, c’est Trello. Mais le gros point noir, c’était l’impossibilité de connecter facilement les différents éléments. Avec des liens entre les tableaux, j’avais construit une sorte de tableau de bord central, mais ça restait trop compliqué et pas assez fiable.
Du coup, quand j’ai découvert Notion en début d’année 2020, ça a été un coup de cœur immédiat : je pouvais enfin créer mon univers sur mesure.
En fait, ce qui caractérise Notion est à la fois son plus gros atout pour certains et son plus gros défaut pour d’autres : il est conçu sur la base d’une page vide et peut se moduler à l’extrême.
L’inverse d’une solution comme ClickUp, qui est également très performante, mais la base est préconçue, donnant moins de liberté et une sensation d’usine à gaz au premier abord.
Un système flexible, très épuré, modulable, dans lequel je peux créer, connecter, exploiter toutes mes données ? Avec en plus un outil pour importer automatiquement sa base Trello ? Banco !
Le suivi de mes stagiaires dans Notion
L’utilisation qui a littéralement transformé mon quotidien (et je n’exagère pas !!), c’est pour suivre le parcours de chaque personne qui suit une de mes formations.
La même fiche contient toutes les informations utiles en tant qu’organisme de formation : date de contact préalable, dates de formation, mail, observations, témoignage… mais aussi pour les plus récents, un rappel des échanges qu’on a eus pour un meilleur accompagnement.
À la rigueur, ce suivi pourrait se faire avec n’importe quel outil, y compris un tableau Excel.
Le GROS plus qui a tout changé : cette base de données est déclinée en plusieurs vues, pour savoir exactement où j’en suis pour l’ensemble de mes dossiers.
En un clic, je sais si j’ai des stagiaires qui vont commencer, qui viennent de terminer, à qui je dois envoyer le questionnaire de satisfaction, que je dois facturer, à qui je dois envoyer l’attestation de formation, etc.
J’ai à la fois la vue individuelle pour chaque dossier, une vue par session de formation, une vue par étape administrative, etc.
Avec les connexions que j’ai ajoutées juste avant d’écrire cet article, j’ai également la vue par formation ou par contact. Pour chaque formation, je visualise et j’accède directement à l’ensemble des fiches clients/stagiaires.
Le calendrier éditorial dans Notion
Quand on publie régulièrement du contenu, entre le blog, le podcast, les newsletters et autres, on peut vite s’emmêler les pinceaux. Ou se demander régulièrement ce que l’on va poster. Pire, avoir de merveilleuses idées de contenus et les oublier parce qu’on ne les a pas notées (ou on ne sait pas où…).
J’imagine que le calendrier éditorial fait partie de l’organisation de toutes les personnes qui créent régulièrement du contenu. Et Notion s’y prête très bien.
La base de données qui contient mes contenus est déclinée sous différentes vues : le calendrier classique mensuel, où chaque contenu est matérialisé par une fiche dans la case du jour, mais aussi le récapitulatif des articles de blog avec les liens utiles, idem pour les freebies, ou encore les listes d’idées de contenus.
Par plateforme, par thématique, tout est possible ! Il y a même une vue comme Trello d’ailleurs.
Cette base de données me sert donc de calendrier éditorial pour planifier les sujets que je vais aborder à telle ou telle date, mais aussi de support de prise de notes. Plutôt que de rédiger directement dans les différents outils, j’écris dans Notion puis je copie le texte dans WordPress, Mailerlite ou Planoly pour Instagram.
Ce fonctionnement m’a déjà sauvé la mise quand la page s’était rechargée en effaçant mon texte…
L’échéancier : un outil tiré de la Méthode GTD (David Allen)
Mon agenda est une des rares choses que je ne gère pas dans Notion, car je préfère fonctionner avec Google Agenda et la connexion entre les deux n’est pas encore pertinente.
Mais peu importe.
Dans mon agenda, je ne mets que ce qui a valeur de rendez-vous : à cette date précise, je réalise cette action, et 99% dans un créneau bien précis et défini à l’avance. Ce qui ne correspond pas à cette définition n’a pas sa place dans mon agenda.
Ce qui veut dire que mon agenda ne comprend pas les deadlines. Je ne veux pas me poser la question de si quelque chose est facultatif ou non : si c’est inscrit, c’est un rendez-vous. Point.
Pour gérer les deadlines, rappels, échéances d’abonnements, etc, j’ai donc mis en place un échéancier, comme dans la méthode GTD de David Allen. Sauf que contrairement à ce monsieur, je ne le fais pas au format papier puisque je n’ai quasiment aucun papier à traiter.
Il s’agit donc d’un calendrier (mais encore une fois, décliné en plusieurs vues avec des formats différents), dans lequel j’inscris les diverses échéances, et auquel j’associe un rappel, soit à la date d’échéance, soit avec quelques jours d’avance.
Les notes de mes apprentissages
Quand je suis une formation ou quand je lis un livre orienté business, je prends souvent des notes. Pour garder une synthèse d’éléments-clés que je pourrai retrouver ultérieurement, une citation, ou un support de travail.
Autant pour brainstormer ou vraiment étudier, je suis toujours plus à l’aise au format papier, autant pour de simples notes, j’apprécie de les prendre directement dans Notion.
Dans tous les cas, j’ai créé un tableau de suivi de toutes les formations que j’ai suivies / que je prévois de suivre. Cela me permet de me rendre compte de ce que j’ai déjà appris, et d’y retourner quand j’en ressens le besoin.
Parfois, quand on cherche une information ou qu’on veut travailler sur un point, on ne se rappelle même plus qu’on a déjà les ressources pour cela !
Pour les livres, je note également les recommandations que l’on me fait. Comme ça, quand je veux acquérir un nouveau livre, je n’ai plus qu’à piocher dans cette liste.
Le suivi de mes objectifs dans Notion
J’ai mis en place deux outils de suivi de mes objectifs. Le premier s’affiche tout au début de mon tableau de bord principal, ma page d’accueil.
Il s’agit d’un tableau dans lequel j’ai indiqué en début d’année mes objectifs chiffrés (chiffre d’affaires, nombre d’abonnés, etc.) et que j’actualise une fois par semaine.
Ainsi, je sais où on se situe dans l’année, et par rapport à ce pourcentage, où j’en suis de chacun de mes objectifs.
L’autre outil est beaucoup plus général, et comprend tous mes objectifs de l’année, des plus petits aux plus significatifs.
Je l’utilise pour planifier et surtout répertorier mes objectifs annuels, que je découpe ensuite par trimestre, et par mois.
Il s’agit aussi bien d’objectifs personnels pour améliorer mon cadre de vie, prendre des moments de repos ou réaliser des projets personnels, que d’objectifs professionnels.
Le fait de les matérialiser ainsi permet de se cadrer, de voir quand c’est « trop », et de faire des bilans ou points d’étape.
Cet outil aide aussi à ne pas se focaliser uniquement sur ce qu’il reste à faire, mais de pouvoir visualiser ce qui a déjà été accompli.
Et puisqu’un dessin vaut mieux que 1000 explications, tu peux voir ce que ça donne en pratique grâce à une vidéo que j’ai réalisée pour donner un aperçu de mes multiples utilisations de Notion :
Et… ce n’était pas prévu quand j’ai tourné cette vidéo mais plusieurs personnes m’ont dit que ce serait trop cool d’avoir cet espace à disposition en quelques clics, sans passer des heures à devoir tout configurer et chercher comment agencer leur système.
Alors, puisque c’est bientôt Noël, j’ai décidé de réaliser ce souhait : grâce à Notion Express, tu peux prendre un raccourci énorme en démarrant avec une base configurée, que tu n’as plus qu’à adapter à ton organisation.
C’est le template de la vidéo, mais en mieux.
Je te laisse découvrir Notion Express pour obtenir ton système d’organisation sans perte de temps (ni prise de tête). Avec un tarif mini de prévente jusqu’au 20 décembre !
PS : Si tu préfères partir de zéro avec une formation complète, la formation Structurer son cerveau avec Notion est pour toi… et je t’ai dégoté une réduction de 10 % si tu utilises ce lien ou le code promo STEPHANIEPRESIDENTE (j’adore 😂)