Premiers clients en micro-entreprise : comment gérer ?

Trouver ses premiers clients, c’est vraiment une étape clé quand on se lance en micro-entreprise. C’est tellement gratifiant, ce moment où tu réalises que des personnes sont prêtes à te payer pour tes services ou tes produits, et que ton entreprise entre dans une dynamique pour créer une véritable activité rentable. En pratique, il n’est pas question d’improviser et de bricoler. Pour bien gérer tes premiers clients, appuyer ta posture professionnelle et respecter tes obligations légales et administratives, tu dois anticiper et suivre quelques étapes. Dans cet article de blog, nous allons voir les principales étapes à ne pas oublier pour gérer tes premiers clients et respecter tes obligations administratives en tant que micro-entrepreneur.

Gérer l’administratif de la relation client

Si on devait résumer le parcours de ton client du point de vue administratif, en pratique, on pourrait retenir 5 grandes étapes :

Encadrer la vente
Formaliser la vente
Réaliser la livraison ou la prestation de services
Facturer
Suivre le paiement

Le cadre à préparer avant de vendre

Quand tu te lances, tu peux avoir hâte de démarrer ton activité et de vendre. C’est bien normal, c’est un peu le but de ta micro-entreprise. Pourtant, il est préférable de ne pas brûler les étapes, pour pouvoir sécuriser ton entreprise.

Les conditions générales de vente, c’est un document essentiel qui récapitule le fonctionnement de ton entreprise vis-à-vis de tes clients :

Ton activité,
Comment tu fonctionnes en pratique,
Les modalités de paiement,
Les obligations de ton client,
Tes obligations,
Comment résoudre les litiges…

Ce n’est pas la partie la plus plaisante à réaliser mais il s’agit véritablement de poser le cadre de ton activité, dans l’idée de sécuriser à la fois ta micro-entreprise et ton client.

En pratique, tu peux trouver des modèles pour t’aider à mettre en place tes CGV, en privilégiant les modèles de CGV conçus par des juristes, qui te guident pour te les approprier, les adapter à ton activité et bien les utiliser. Tu peux aussi confier la rédaction à un avocat.

Les CGV, comme leur nom l’indique, permettent de fixer le cadre général, celui qui va s’appliquer pour tous tes clients. Ce n’est donc généralement pas suffisant, et cela nous amène à l’étape suivante, pour prendre en compte chaque vente ou prestation de services.

Formaliser l’accord avec ton client avant de travailler ou livrer

En pratique, si tu t’appuies uniquement sur tes CGV, cela signifie que tu ne disposes d’aucun document pour apporter les précisions relatives à une vente en particulier.

Imagine que tu achètes les services d’un professionnel, par exemple, un peintre pour faire des travaux de peinture dans ta maison. Vous vous mettez d’accord sur les grandes lignes, et finalement, tu réalises après coup que rien ne précise à quel moment il commence les travaux, combien de temps cela devrait durer, quel type de peinture il va utiliser… Pire, tu n’as absolument aucun document, c’est tout juste si tu as ses coordonnées, et tu as déjà payé un premier acompte. Si en plus il ne réalise pas la prestation comme prévu, la situation peut vite devenir très compliquée.

C’est exactement ce que tu veux éviter à tes clients. Certes, tu as sans doute une conscience professionnelle et tu te dis que tu honoreras tes engagements, et que tes clients n’ont donc rien à craindre. Sauf qu’en pratique, le fait de mettre en place un cadre, cela protège ton client, mais également toi, et cela facilite votre collaboration.

La règle d’or, c’est de ne pas commencer à travailler sur un simple accord verbal ou un simple mail, sans un engagement réel, sur une base claire.

Concrètement, le formalisme que tu vas mettre en place varie en fonction de ton activité et de ce que tu vends. En général, les micro-entrepreneurs doivent mettre en place :

Des conditions générales de vente ou CGV, pour prévoir les règles d’une façon générale et informer tes futurs clients,
Un devis, pour un premier engagement,
Un contrat, si c’est pertinent, pour définir le cadre de la vente de façon plus précise que le devis.

Le devis accompagné des CGV permet de créer l’engagement réciproque, donc le contrat n’est pas forcément indispensable. Dans d’autres cas, on mettra de côté le devis, pour passer directement au contrat. C’est à toi de voir ce qui est pertinent dans ton cas. Un rédacteur freelance ne fonctionnera pas pareil qu’un créateur de bijoux fantaisie.

Assure-toi de bien prévoir toutes les modalités importantes :

ce que contient exactement la vente ou prestation,
le prix,
les modalités de paiement,
le délai de livraison ou réalisation,
les éventuelles étapes,
les conséquences en cas de retard, si le client ne remplit pas sa part du contrat, etc.

Plus le cadre est clair, moins tu risques de galérer par la suite alors n’hésite pas à prendre le temps de détailler au maximum le cadre de tes ventes/prestations.

Facturer tes ventes ou prestations de services

Une fois la vente ou prestation de services effectuée, tu dois éditer une facture. Les mentions varient sensiblement selon qu’il s’agisse d’un client professionnel ou particulier. Dans tous les cas, la facture doit comporter de nombreuses mentions :

Le numéro de facture,
Ton identification,
L’identification de ton client,
La description précise de l’objet de la vente ou prestation,
La date,
Le prix,
La TVA ou la mention justifiant son absence,
L’échéance et les modalités de paiement, etc.

Nous n’allons pas citer ici toutes les mentions obligatoires des factures, par contre tu peux télécharger gratuitement le guide de la facturation.

Au quotidien, tu peux t’appuyer sur ton logiciel de facturation pour t’aider à piloter ta facturation. Tu dois quand même connaître les principales règles à respecter, comme le fait d’assurer une numérotation chronologique, sans trou ni doublon, ou de ne jamais supprimer une facture qui a déjà été émise.

La facturation électronique rajoute une nouvelle dimension – et avouons-le, une certaine charge pour les micro-entreprises – mais ne remplace pas les règles de la facturation.

Pour aller plus loin, plusieurs articles sont dédiés au sujet :

Suivre le paiement de tes clients

Une fois que tu as envoyé la facture à ton client, ton travail n’est pas tout à fait terminé. La dernière étape est sans doute l’une des plus satisfaisante : celle où ton client te paye.

En fonction de ton activité, il est possible que tout se fasse en même temps : ton client paye pour que la vente soit effective, et il reçoit sa facture dans la foulée. C’est généralement le cas pour les opérations de vente d’objets ou vente à distance.

Dans d’autres cas, par exemple celui des freelances, tu envoies la factures puis tu attends le paiement de ton client. Il est important d’assurer un suivi pour détecter immédiatement un éventuel de paiement et pouvoir réagir rapidement. Plus on se montre réactif, plus on a des chances de récupérer l’argent dû, et le plus tôt possible.

Pour assurer ce suivi, tu peux te fier à différents outils. Deux outils sont particulièrement utiles pour gérer le suivi tes clients :

Ton logiciel de facturation et comptabilité : si tu le connectes à ton compte bancaire, tu peux même récupérer automatiquement les transactions. Cela facilite ton suivi en temps réel, et tu n’as plus qu’à rattacher le paiement à la facture correspondante.
Un CRM : il s’agit d’un logiciel dédié au suivi commercial. Il peut te permettre de suivre tes clients à chaque étape, dès la prospection, pour garder une trace des actions commerciales et également de suivre les paiements et relances.

Attention, le fait d’utiliser un outil de type CRM ou un tableau ne remplace pas la comptabilité. Tu dois obligatoirement tenir ton livre de recettes, qui retrace les paiements de tes clients par ordre chronologique. Parfois, toutes ces fonctionnalités peuvent être réunies dans un outil tout-en-un, ce qui te permet d’éviter de saisir les informations plusieurs fois, te fait gagner du temps et simplifie la gestion de ta micro-entreprise au quotidien.

En conclusion…

Trouver tes premiers clients en micro-entreprise, c’est une grande étape et une excellente nouvelle. C’est aussi le moment où tu commences à mettre en place tes habitudes de gestion. Une gestion saine dès le début, c’est une façon de sécuriser ton activité et t’aider à la développer sereinement.

Nous avons vu dans cet article les principales étapes pour gérer tes clients, mais gérer une micro-entreprise, c’est bien plus large : déclarations, obligations légales, comptabilité, TVA, cadre juridique… C’est justement l’objet de la formation micro-entreprise, pour t’apprendre à gérer l’administratif de ta micro-entreprise.