Mes 10 principes pour rester organisée

S’il y a une question cruciale lorsque l’on multiplie les activités ou que l’on a une activité très prenante comme le blogging ou l’entrepreneuriat, c’est l’organisation.

Les techniques sont variées, et chacun est naturellement plus ou moins doué en la matière.

J’ai toujours trouvé le sujet passionnant sans pour autant ressentir le besoin de mettre en place un système d’organisation élaboré pour chaque domaine de ma vie. Et puis j’ai eu un poste d’encadrement et de soutien technique. Et j’ai eu des enfants. Et j’ai eu des projets, personnels, professionnels…

Bref, mes journées durent toujours 24 heures (et tant mieux parfois !!) mais j’aimerais y caser tant de choses ! Alors voilà, le sujet de l’organisation est devenu primordial.

 

J’ai fait pas mal de lectures sur ce thème, des livres, des blogs… Parfois j’ai expérimenté mais souvent c’est resté au stade de « bonne idée », ou encore « à tester ». Avouez, vous voyez de quoi je parle hein ? Aujourd’hui, j’ai besoin de passer à une autre dimension.

Pour joindre l’utile à l’agréable, j’ai décidé d’ajouter une optique bien plus active à mes lectures et d’expérimenter des techniques et astuces d’organisation.

 

Pour démarrer, je vous propose 10 principes d’organisation que j’ai déjà adoptés.

 

[EDIT 1 : Cet article fait partie des tout premiers que j’ai écrits sur ce blog. Depuis ce moment, beaucoup de choses ont évolué : le rôle du blog, mon activité de formatrice… Les principes de bases de mon organisation sont toujours valables, même si je m’accorde plus de souplesse en terme de priorisation (mettre de côté la communication au profit d’autres pans de mon activité pro ou du repos) ou de rythme tout simplement.]

[EDIT 2 : C’est un partage de ma façon de faire, donc pas des conseils à proprement parler mais plutôt un partage des coulisses.]

 

 

1 | Ecrire

 

Alors celui là est clairement mon principe numéro un. IN-DIS-PEN-SA-BLE. Garder les choses en tête c’est s’encombrer d’une charge permanente. Ecrire permet de garde en mémoire « externe », bien plus fiable.

À condition de noter les choses correctement, on ne doute pas de ce qui a été écrit sur l’instant, alors que notre mémoire peut faire défaut. Il n’y a qu’à tenter de se rappeler des numéros de téléphone pour s’en convaincre.

 

Ecrire présente d’autres avantages. Le fait même de noter nous oblige à clarifier, il n’est pas possible de résumer en quelques mots quelque chose de flou. Cela demande une rigueur dans la façon d’écrire.

Par exemple, quand je note une tâche à réaliser, je m’efforce d’être précise avec en général l’utilisation d’un verbe. « Mairie », ça ne veut rien dire, ça n’appelle pas à l’action, ne me renseigne pas sur la tâche exacte. C’est flou. « Appeler mairie pour RDV carte d’identité », c’est clair, je sais quoi faire et dans quel but.

 

Une fois l’habitude prise, c’est également parfois un moyen de cheminer dans sa réflexion sans perdre d’informations utiles en route.

Par exemple, le fait d’avoir précisé que mon RDV sera pour une demande de carte d’identité me fait penser que je dois vérifier que j’ai toutes les pièces, et me permets d’ajouter « Faire photos pour carte d’identité ». Ainsi, cela m’évitera d’y penser la veille du RDV et de chercher en catastrophe le premier photomaton…

 

Un autre avantage au fait d’écrire, c’est tout simplement de pouvoir consulter ultérieurement l’information. C’est utile pour faire avancer sa réflexion, retrouver le fil d’une idée, l’analyser à tête reposée ou encore transmettre l’information.

 

 

2 | Le bullet journal ou BUJO

 

Quitte à tout écrire, autant bien faire les choses. Le choix de l’outil est tout à fait personnel selon vos préférences, vos besoins, votre mode de vie, etc. Pour ma part, j’ai opté pour le bullet journal, bujo pour les intimes.

Attention, je suis du genre allergique à l’idée de faire quelque chose pour suivre une mode.

Cela veut dire que si j’ai adopté le bujo c’est parce que j’estime que c’est le système qui me convient et certainement pas parce que c’est la tendance du moment ! Pour tout te dire, cela fait plus de 10 ans que j’ai abandonné l’agenda classique pour un cahier « fourre-tout ».

 

J’avais besoin d’une vision globale et de toujours disposer des informations dont j’avais besoin. Je n’apprécie pas les versions numériques, même si elles comportent des atouts indéniables de gestion et de transmission, et j’aime énormément tout ce qui est papeterie, donc c’est l’outil parfait pour moi. C’est tout simplement la version améliorée du cahier fourre-tout de mes années lycée.

 

EDIT : Si j’ai toujours mon cahier pour prendre certaines notes pendant que je travaille, ce point a radicalement changé. Je suis totalement passée au numérique pour ma gestion, avec Google Agenda pour mon planning , et surtout Notion pour TOUT. Genre, vraiment tout. Pro et perso. Et j’imagine très mal un retour en arrière vu le système de gestion que cela offre. Je décris ce système dans cet article : Comment Notion me sauve de la surcharge mentale.

 

 

3 | Simplifier

 

Entre ce que vous devez absolument faire ce que vous pensez qu’on attend de vous, ce que vous faites parce que ça vous plaît, ce que vous voudriez faire si vous aviez le temps/ l’énergie / le courage / l’argent (vous mettez ce que vous voulez là en fait)… Vous ne trouvez pas que ça fait beaucoup parfois ? Moi oui.

Ces petites charges silencieuses qui s’accumulent dans la tête et finissent par peser. Il n’y a pas de solution miracle, il faut simplifier tout ça.

 

Bien faire les choses ne veut pas dire rechercher constamment la perfection. Depuis quelques mois, je m’attelle à supprimer les tâches sans réelle valeur ajoutée, à me convaincre que je me trompe lourdement sur ce que l’on attend de moi et à simplifier mes processus. La vie continue son cours, j’en déduis que je peux continuer sur cette voie.

 

[À lire également : Boostez votre productivité : 10 astuces à connaître ]

 

 

4 | Le minimalisme

 

Je fais un point à part, mais le minimalisme est une forme de simplification. Notre société de consommation à outrance dans tous les domaines, c’est de la pure folie. Je ne peux pas me qualifier de minimaliste mais j’ai entamé cette démarche.

L’adhésion à un concept ne m’intéresse pas du tout, je ne supporte pas d’être enfermée dans une case, quelle qu’elle soit. Ce qui m’intéresse c’est la réflexion globale pour se rendre compte de ce qui compte vraiment pour vous et ce qui est superflu. Pire, ce qui vous embarrasse carrément mais que vous vous contraignez à conserver.

 

Cela vaut pour les objets qui encombrent nos logements mais on peut aussi appliquer ce principes dans tout : nos obligations, nos relations, nos activités, nos projets… En se déchargeant d’une part, on retrouve du temps, de l’énergie et une sérénité pour se recentrer sur l’essentiel et mieux profiter des bons moments en pleine conscience.

 

 

5 | Pomodoro (à peu près)

 

Ce que j’ai retenu de la méthode Pomodoro, c’est surtout le fait de se consacrer à une tâche unique sans interruption pendant un temps donné. Je l’utilise parfois pour certaines tâches, mais en « à peu près ».

J’ai gardé l’idée du travail continu puis une pause, mais pas le fait d’avoir une durée constante ou d’alterner systématiquement entre ces temps de travail et temps de pause.

 

 

6 | Routines

 

On est d’accord, le terme de routine, ça ne fait pas rêver hein ? Pourtant, le fait d’intégrer des habitudes voire des automatismes peut pas mal faciliter la vie.

J’ai de grands changements dans ma vie en ce moment, donc mon organisation est à revoir mais certaines habitudes restent. Le matin, autant que possible ma journée commence par les mêmes tâches dans le même ordre, et le soir je prends un moment pour réaliser quelques tâches en pilote automatique.

 

Ce n’est pas grand chose, mais le fait même d’automatiser des tâches libère d’une charge mentale et fait gagner en clarté. On supprime les interrogations quant à savoir si on a fait telle chose ou à quel moment on doit faire telle autre. Quand on est submergé, cette petite astuce simple permet de garder la tête hors de l’eau.

 

Elle est applicable à la maison mais aussi au travail : une routine en arrivant au travail ou en démarrant un nouveau projet, etc. Je précise que lorsque je parle de tâche il ne faut pas y voir la connotation de « travail ».

Ma routine pourra inclure un moment agréable comme boire un thé par exemple (chacun ses plaisirs, vous pouvez faire quelque chose de plus fun!).

 

[À lire également : Les routines : + d’efficacité + de sérénité ]

 

 

 

7 | Anticiper

 

L’anticipation, grand principe anti-stress ! Quand on note tout, on planifie, c’est génial. Pour que ce soit réellement efficace, il faut aussi anticiper. Cela veut dire ne pas attendre le dernier moment pour faire les choses.

Certaines personnes sont productives dans l’urgence, OK, mais ça génère du stress et le moindre grain de sable peut tout compliquer.

 

Anticiper, c’est aussi se projeter pour se préparer à une situation. Cette préparation peut être matérielle mais aussi mentale. Quand on doit faire face à une situation qui nous met mal à l’aise, ça peut permettre de l’aborder plus sereinement, parce qu’on sait que certaines bases sont assurées, et parce qu’on s’est suffisamment projeté dans ce moment pour le dédramatiser.

 

 

8 | Budgétiser

 

Là, c’est un peu mon dada. Je prends un exemple concret, d’une personne que j’ai pu aider en l’espace de 2 ans à : apurer ses dettes, sortir de sa situation de découvert chaque mois, acheter une maison et une voiture récente, et mettre sur pied un projet de création d’entreprise.

Certes, pour faire tout ça, il faut un minimum de revenus, l’argent n’est pas tombé du ciel. Mais pour passer du négatif à une situation permettant de réaliser tous ces projets, le secret c’était de gérer son argent.

 

Connaître sa situation de départ, identifier ses dépenses, supprimer certaines dépenses inutiles, planifier les dépenses prévisibles et épargner pour y faire face… Gérer son argent, c’est tout ça.

À titre personnel, cela fait maintenant bon nombre d’années que je tiens soigneusement mon budget. Un fichier Excel qui a bien évolué, qui me sert à la fois de prévisionnel et de suivi.

 

Je l’ai conçu pour savoir à tout moment mes dépenses réalisées et à venir, la situation réelle de mon compte, et pouvoir l’ajuster facilement. Ça évite des mauvaises surprises et permet de savoir exactement de combien d’argent on dispose pour ses projets.

 

 

9 | Réajuster

 

Ma vie n’est pas un long fleuve tranquille, et vous ? Non plus ? Donc vous serez certainement d’accord que rien n’est figé dans la vie. Je pense avoir aujourd’hui certaines clés et même certains outils qui me suivront très longtemps mais je ne considère jamais les choses comme étant définitives.

De temps en temps, quand j’ai l’impression que quelque chose ne me convient pas dans mon organisation et même dans ma vie en général… eh bien j’essaye de faire autrement tout simplement !

 

Parfois, la vie se charge elle-même de faire des confettis avec votre belle organisation, alors on se pose et on voit comment on peut gérer différemment dès qu’on en ressent le besoin, ça fait partie de la vie.

 

 

10 | Garder de la souplesse

 

Comme je viens de le dire, je ne mène pas une vie spécialement stable et monotone. Malgré tout ce que j’ai pu mettre en place en matière d’organisation, j’ai toujours gardé une souplesse. Je garde une marge de manœuvre dans mon budget, je peux m’offrir un moment de détente tout à fait imprévu.

Bref, je fais en sorte que l’organisation et la planification ne soient pas une contrainte qui m’empêche de profiter de la vie au quotidien. Et j’essaie de ne pas courir après la perfection. Ce n’est pas toujours facile de lâcher du lest mais c’est vital.

 

Et vous, quels principes avez-vous adoptés pour rester organisé(e) ?

 

 

L’organisation, ça vous intéresse ? Alors je vous propose ces articles :
– Objectifs et bilan : ma méthode
– S’organiser, ça s’apprend !
– 6 clés pour réussir tous vos projets