Booste ta productivité

 

Lorsqu’on lance un projet ou que l’on entreprend, on est toujours à la recherche d’une bonne productivité. Et pour cause : notre temps est limité et la masse de travail peut parfois sembler infinie !

Face à toutes ces tâches, tous ces objectifs à gérer, comment être assez efficace pour tout mener de front ?!

Une des clés (mais pas la seule), c’est la productivité : optimiser ton temps de travail pour réaliser un maximum de tâches dans ce délai.

Il n’y a pas de technique universelle mais je te donne des pistes basées sur mon expérience personnelle pour booster ta productivité.

1 | Fixe tes priorités

Il n’y a rien de pire que de se sentir noyé dans une masse de choses à faire.

Entre motivation du tonnerre et pression du résultat (il faut satisfaire le client, il faut bien gagner de quoi vivre, il faut que tout soit au carré… on peut continuer longtemps ainsi), tu voudrais tout faire à la fois. Et bien sûr, tout réussir parfaitement.

Rendons-nous à l’évidence : ce n’est pas possible.

Une des premières actions à mener pour augmenter ta productivité, c’est de clarifier tes objectifs.

Quelles sont tes priorités ? Tes grands objectifs ?

J’accorde deux dimensions à ce point.

La première est très globale. De temps en temps, lorsque tu dresses un bilan, tu peux profiter pour définir les grandes priorités de ta vie et de ton entreprise.

Par exemple, dans l’idéal, j’aimerais : développer mon entreprise, passer du temps de qualité avec mes enfants, cuisiner de bons petits plats, faire du sport au moins une fois par semaine, entretenir parfaitement ma maison et en finir l’aménagement, ménager mon rythme avec plus de repos, prendre régulièrement du temps pour me détendre et pratiquer des loisirs.

Tu vois le souci ? C’est tout bonnement impossible.

J’ai fait des compromis. Aujourd’hui, j’estime que je n’ai pas assez de temps pour cuisiner régulièrement, m’occuper correctement de ma maison, m’accorder autant de temps que je voudrais, parce que mes priorités sont mon entreprise et mon foyer.

Une fois que c’est clair, ça devient une décision. Alors, oui, j’ai des moments d’insatisfaction, mais le monde continue de tourner alors autant déculpabiliser. C’est la situation aujourd’hui et il n’y a rien de définitif ; une fois certaines étapes passées, je retravaillerai mon équilibre.

L’autre dimension se joue dans le détail du quotidien.

Chaque jour, les tâches sont toujours aussi nombreuses et le temps aussi limité.

Alors cela vaut le coup de fixer tes priorités : que dois-tu réaliser rapidement ? Si ta liste est longue, tu devras sélectionner les tâches qui sont à la fois indispensables ET urgentes.

Concrètement, en période très chargée, je sélectionne 3 à 5 choses à réaliser impérativement dans la journée. Le reste, c’est du bonus.

[ À lire également : Objectifs et bilan, ma méthode pour avancer ]

2 | Nettoie ta to-do list

Demande-toi si les tâches que tu t’imposes sont vraiment nécessaires voire utiles.

Apportent-elle de la valeur ? Que se passe-t-il si tu les supprimes ?

Ce point est encore plus salvateur pour les corvées que l’on repousse encore et encore.

Est-ce que ça a changé quelque chose que tu ne le fasses pas ? Est-ce que tu gagneras réellement à passer à l’action ? Le rapport investissement / résultat est-il satisfaisant ?

Si tu réponds non à ces trois questions, franchement… Oublie ! Ton esprit en sortira allégé.

En application concrète, je pense tout de suite au repassage. OK, on est loin de l’entrepreneuriat, mais franchement à part les chemises, je ne vois pas de vraie différence excepté le gain de temps et d’énergie !

Pour en revenir à l’aspect business, par exemple, je pourrais me casser la tête à fournir à certains clients des compte-rendus détaillés, bien soignés, dans de beaux fichiers. Sauf que je doute que ça leur manque si je ne le fais pas et ça me demande beaucoup. En fournissant uniquement les informations les plus pertinentes par mail, le client est satisfait et moi aussi !

Ce travail est à faire régulièrement, parce que les nouvelles obligations ne cessent d’arriver et de nous pousser à nous disperser.

3 | Déculpabilise et traite-toi avec bienveillance

Plus facile à dire qu’à faire, nous sommes bien d’accord. Je suis bien la première à lutter pour appliquer ce conseil.

Pourtant… La culpabilité est nocive pour ta sérénité d’esprit et ton efficacité par la même occasion. Elle dévore ton énergie et ta bonne humeur. Elle fait peser une préoccupation supplémentaire qui n’apporte aucune solution.

Elle peut même te faire te soucier de choses qui ne t’intéressent pas !

Je m’explique.

Pour être en bonne santé, il est préférable d’avoir une bonne alimentation, on est tous d’accord ? Donc de bons repas équilibrés, et cuisinés à la maison c’est encore mieux. Bon. Sauf que tu as du mal à tout gérer, tu es en surcharge de travail, tu n’aimes pas les légumes, tu détestes cuisiner et tu as les moyens de te payer un repas au resto.

Sérieusement, est-ce raisonnable de te prendre la tête sur la question dans ces conditions ??

Tu as le droit de ne pas tout contrôler. Tu as le droit d’aimer des choses « pas raisonnables ». Tu as le droit de délaisser temporairement quelque chose qui compte à tes yeux. Tu as le droit de déléguer. Tu as le droit de faire autrement que le modèle de perfection que l’on connaît tous.

OK ?

[ À lire également : S’organiser, ça s’apprend ! ]

4 | Prends soin de toi

Là encore, plus facile à dire qu’à faire. Mais c’est essentiel.

Trouve le temps ou les moyens de t’accorder au moins un plaisir régulièrement. Ce peut être du sport, un loisir, une sortie, des soins du corps, une soirée TV, recevoir des proches, manger au restaurant… Bref, quelque chose qui te fait du bien !

Dans la même lignée, repose-toi. Oui il y a des moments où on travaille beaucoup plus pour faire face à un pic d’activité.

Ça, c’est OK. Mais sur le long terme, n’attends pas que ton corps dise stop.

En fait, c’est très simple. Une grande fatigue t’empêche de te concentrer convenablement, dégrade ton humeur, te fait faire des erreurs… C’est totalement contre-productif. Donc le temps passé à prendre soin de ton corps et de ton esprit n’est absolument pas perdu, il est vital et bon pour ton business.

Rappelle-toi que la plus précieuse ressource de ton entreprise, c’est toi, alors au lieu de t’acharner, écoute les signaux qui te font savoir que tu as besoin de souffler.

5 | Aère ton esprit

Quand ça ne veut pas, ça ne veut pas.

Alors dans ces moments tu as deux options : rester bloqué(e) sur une tâche qui te met dans le brouillard ou la squizzer.

Sauf tâche importante ET urgente que je ne peux repousser, je choisis la deuxième option. Parfois, je vais même tout lâcher pour faire une pause détente. Un thé, une douche, une lecture, une promenade… N’importe quoi qui fasse du bien et permette de penser à autre chose.

Pire, il m’arrive de ne rien faire.

Dans certains cas, je ne reviens sur la tâche en question que plusieurs jours après et un miracle se produit : ce qui semblait obscur est tout d’un coup limpide, d’une facilité déconcertante et parfois très rapide à traiter, avec plaisir !

Et je n’exagère même pas ! Simplement, la deuxième fois, j’étais disposée à réaliser CE travail, et ça change tout.

En fait, c’est quelque chose que j’applique au quotidien. Je travaille beaucoup au feeling.

Mes tâches sont listées en permanence puisque j’écris quasiment toute ma vie, et j’attaque les tâches que je me sens disposée à faire à tel moment. Lorsqu’on travaille à contre-coeur on est nettement moins efficace.

Attention, je ne dis pas qu’il ne faut faire que ce qu’on aime. Même si tu détestes ça, à moins de déléguer la mission, tu es bien obligé(e) de faire ta comptabilité régulièrement et de déposer tes déclarations dans les délais, par exemple (du moins, cela vaut mieux pour toi). Idem pour tes produits ou tes prestations, tu ne peux pas rendre à ton client un produit à moitié terminé parce que tu n’avais plus envie de le faire.

Je dis simplement qu’à tout moment, tu auras toujours une meilleure disposition à faire certains travaux plus que d’autres et qu’écouter cette sensation autant que possible t’aide à être plus productif.

6 | Limite ton temps

Le temps : notre précieuse ressource limitée. Tu as beau avoir une motivation de folie et toutes sortes de moyens, le temps constituera toujours une limite.

Les journées font 24 heures pour tout le monde et pourtant, j’estime que le temps est une notion extensible.

Un phénomène étrange veut que l’on arrive à caser de nouvelles activités alors que l’on n’avait « pas le temps ». Ou des activités chronophages et à utilité très relative (cf. le temps passé sur les réseaux sociaux ou devant la télévision).

Question de priorités, d’organisation, de motivation, d’efficacité, beaucoup de facteurs peuvent jouer.

Quand je vois tout ce que j’arrive à faire aujourd’hui alors que j’ai un travail salarié à mi-temps, ma propre entreprise, le blog, en plus de mon foyer avec deux enfants en bas âge…

Je suis toujours en temps limité. Les moments que je peux consacrer à mon entreprise sont précieux donc la productivité est généralement au rendez-vous. Et je me demande juste ce que je faisais de mes journées quand je disposais de beaaauuucoup plus de temps libre et de la possibilité de le gérer à ma guise, sans aucune autre charge que moi-même !

Certaines techniques sont basées sur ce principe : time blocking, pomodoro…

D’ailleurs, le phénomène est bien connu avec le travail dans le stress de l’urgence lorsque la deadline se rapproche. Plus on dispose de temps, plus on fonctionne lentement.

Je ne suis pas adepte du travail à la dernière minute. Pression, stress, risque d’erreurs, manque de recul et de temps justement pour rattraper ces erreurs… Cela ne me convient pas du tout. Disons que tout est question d’équilibre et quand il n’y a pas de contrainte extérieure pour fixer une limite, il peut être salutaire d’en établir une soi-même.

7 | Trouve ton propre rythme

Nous sommes tous différents alors pourquoi devrions-nous avoir le même fonctionnement ?

Si tu es un oiseau de nuit et que tu as la possibilité de travailler en décalé, tant mieux !

Tu veux travailler le week-end et prendre une repos en semaine ? C’est OK !

Tu préfères faire une sieste en début d’après-midi ? Ça marche !

Tu as besoin d’une petite pause toutes les heures ? Ou au contraire tu fais une grosse session de travail avant de passer à une autre activité ? C’est OK !

A moins d’avoir des contraintes particulières, inutile de te forcer à adopter un rythme qui ne te convient pas. Et rien n’est figé, tu as toujours la possibilité de tester et d’adapter ton rythme de travail, selon tes préférences, tes activités, la saison, bref c’est toi le patron !

8 | Garde le cap sur tes objectifs

On est toujours plus motivé et efficace lorsqu’on sait où on va.

Il y a toutes sortes d’outils pour t’aider à te rappeler tes objectifs. C’est utile lorsqu’on a la tête dans le guidon. Tu sais, ces moments où tu enchaînes les tâches mais où tu perds de vue la vision globale.

Un des outils, c’est la visualisation. Par la pensée, par la projection mentale, mais aussi visuelle avec le tableau de visualisation (visionboard) par exemple.

Tu peux aussi écrire des mémos à relire chaque fois que tu en as besoin.

L’idée, c’est de voir et revoir ton « pourquoi ». On ne travaille pas pour travailler.

On travaille pour (se) réaliser, pour transmettre, pour gagner assez d’argent pour financer des activités, pour adopter un certain mode de vie, pour construire quelque chose…

On a des objectifs, des caps symboliques qui résonnent en nous comme des victoires, des paliers à gravir petit à petit…

Tout n’est pas question d’argent, mais tout est question de motivation profonde et d’ambition.

Sache pourquoi tu te donnes du mal et mets-le en évidence, ça te donne une force pour mieux avancer et un soutien pour les moments difficiles.

9 | Garde des traces

Je le dis et le répète : j’écris énormément. Je suis de ceux dont l’esprit ne s’arrête quasiment jamais, ça bouillonne, ça calcule, ça tourne et retourne les informations… Alors oui, c’est utile pour faire avancer des projets, mais ça peut aussi être épuisant tant physiquement que moralement.

Je travaille le lâcher-prise progressivement et je mets en place des outils.

Mon plus précieux outil : l’écriture.

J’ai adapté le concept du bullet journal jusqu’à trouver la formule qui me convient parfaitement. Un véritable cerveau externe.

Quand tu as noté à un endroit où tu es sûr(e) de retrouver toutes les informations, tu t’enlèves la préoccupation de devoir te souvenir. Juste ça, ça allège.

Ecrire permet aussi de clarifier ses pensées, de détailler des processus, de faire cheminer sa réflexion.

Un autre avantage tout aussi précieux, tout ce que tu notes, tu pourras le relire plus tard. Cela veut dire que tu auras des éléments objectifs auxquels te raccrocher pour constater ton évolution, tes compétences, tes réussites, lorsque tu fais face à une baisse de moral ou aux doutes.

En véritable tableau de bord, j’y note ma to do list, mes idées, mes grandes et petites réussites, mes loupés, les événements marquants, mes objectifs, mes process et check list…

En plus de m’aider à gérer le quotidien, cela me permet de garder une mémoire fiable de tout mon parcours et de le consulter dès que j’en ai besoin.

10 | Teste, adapte

Il existe une multitude de petites astuces et techniques pour améliorer ta productivité. Pomodoro, time blocking, matrice d’Eisenhower, et autres !

Des outils pour mieux gérer ton temps, tes priorités, ton organisation, ça vaut le coup de t’y intéresser et d’essayer.

Cela vaut aussi pour les outils que tu utilises au quotidien, dans ton travail d’entrepreneur, pour organiser ou automatiser des tâches comme les publications sur les réseaux sociaux…

Si ça te va, adopte, si ça ne te va pas, au suivant ! Tu trouveras certainement un autre outil qui te conviendra mieux.

Mon organisation n’est pas parfaite et je la travaille encore régulièrement. Disons que cela fait partie du jeu, puisque nous évoluons sans cesse !

Il est indispensable de faire preuve d’une certaine souplesse et de rechercher ce qui te convient à TOI.

J’espère que ces conseils t’aideront à booster ta productivité et améliorer ton organisation : il s’agit de 10 actions ou méthodes simples à mettre en place pour t’aider dans ton quotidien.

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