Vous êtes déjà nombreux à m’avoir sollicité sur le fonctionnement d’un organisme de formation et à m’avoir demandé si je pouvais vous accompagner dans ces démarches, parce que j’ai créé mon propre organisme de formation professionnelle et parce que mes formations sont éligibles aux financements, dont le CPF pour celle qui apprend à créer et gérer sa micro-entreprise.
J’ai refusé toutes les demandes pendant plus d’un an, mais j’ai fini par créer un programme pour répondre à vos besoins. Cet article est donc le premier d’une série spéciale de 3 épisodes sur les organismes de formation, pour vous donner déjà un certain nombre d’éléments et pour que vous compreniez la philosophie de la formation que je vous propose. Et bien sûr, vous pouvez découvrir le programme Créer & gérer son organisme de formation.
Résumé de cette mini-série d’articles – spécial OF :
- Épisode 1 : Organisme de formation professionnelle, ça change en quoi au quotidien
- Épisode 2 : Créer son organisme de formation professionnelle, avantages et inconvénients
- Épisode 3 : Construire un système d’organisation au service de son organisme de formation
De plus en plus d’infopreneurs – créateurs de produits digitaux – s’interrogent sur la pertinence de créer leur organisme de formation ou décident de sauter le pas. Mais de l’extérieur, il est bien difficile de s’imaginer ce que cela implique. Concrètement, au quotidien, comment fonctionne un organisme de formation professionnelle ? Est-ce que cela fait vraiment une différence avec l’activité d’infopreneur, pour des formations en ligne ?
Rappel : les étapes pour devenir organisme de formation
Avant de parler de l’aspect gestion, rappelons en quoi consiste la création d’un organisme de formation. On se place dans l’hypothèse d’un formateur indépendant, qui va créer ses propres formations et les commercialiser.
On peut distinguer deux grandes étapes dans la création de l’organisme de formation (OF) :
- La déclaration d’activité, qui officialise le statut d’acteur de la formation professionnelle, avec l’attribution d’un numéro de déclaration d’activité (NDA) ;
- La certification Qualiopi (ou éventuellement le Datadock jusqu’au 31/12/2021), qui atteste de la validation des critères qualité qui figurent dans le référentiel national.
En résumé, cela ne fait que deux étapes, mais en pratique, il faut ajouter tout un travail de préparation pour comprendre les enjeux, la réglementation et la démarche qualité, puis adapter son organisation pour respecter tout ce cadre.
Ces étapes peuvent donc être plus ou moins simples selon le point de départ de chacun, et demander plusieurs semaines voire plusieurs mois de travail, même si un accompagnement peut faciliter ces démarches pour les aborder plus sereinement et gagner du temps.
Un cadre légal plus contraignant
Vendre des produits digitaux, c’est une activité totalement libre. Mais cela n’exonère pas de respecter la loi. En pratique, on doit apprendre et appliquer :
- Les obligations de tout professionnel : facturation, comptabilité, déclarations… Ces contraintes varient en fonction du statut, et peuvent être plutôt simples avec la micro-entreprise. Mais tout de même, cela ne s’improvise pas !
- Les règles indissociables du web : protection des données personnelles, mentions légales, conditions générales de vente…
Bref, comme toute activité indépendante, un infopreneur doit respecter un certain cadre juridique.
Du côté de l’organisme de formation, on passe à un autre niveau. Le cadre général doit bien sûr être respecté, mais en plus, il s’agit d’une activité réglementée.
Cette réglementation comporte la déclaration d’activité citée plus haut, qui permet d’obtenir un numéro de déclaration d’activité (NDA). Mais aussi un ensemble de dispositions qui encadrent la relation avec ses clients : les informations à communiquer obligatoirement, l’obligation d’établir un contrat ou une convention de formation professionnelle (oui, pour chaque action de formation, donc chaque vente !), les obligations comptables spécifiques comme le bilan pédagogique et financier (BPF)…
Vivre la démarche qualité au quotidien
Pour obtenir la certification Qualiopi, il faut démontrer au cours d’un audit que ton organisme de formation respecte bien les attentes du référentiel qualité (qui comporte tout de même 32 indicateurs, regroupés en 7 critères !).
Pour être plus précis, il ne s’agit pas d’un simple audit mais de cycles de 3 ans, qui incluent l’audit initial ou de renouvellement et un audit de surveillance. Et petite parenthèse, ce cycle représente un investissement financier d’environ 2 000 € pour une petite structure (le tarif réel varie selon différents facteurs).
Il faut donc comprendre qu’il ne s’agit pas d’une simple démarche ponctuelle dont on se débarrasse pour ne plus jamais s’en soucier. La démarche qualité doit faire partie du quotidien.
Quand on établit ses processus, quand on crée une nouvelle offre, quand on adapte sa communication, ses outils, ou qu’on réfléchit au pilotage de son entreprise, tout cela se fait en gardant en tête la réglementation d’une part, parce que respecter la loi, c’est la base, mais aussi la démarche qualité.
Et le but du jeu, c’est que les processus soient assez fluides et structurés pour que cela se fasse le plus naturellement possible.
Assurer un suivi pour piloter son activité
Une des particularités de Qualiopi, c’est que l’exercice ne consiste pas seulement à mettre en place des processus ou d’agir d’une certaine façon. L’audit doit permettre de démontrer que tu respectes les indicateurs.
Et pour certains points, ce n’est pas si évident.
Par exemple, il sera évident pour la plupart des professionnels de réaliser une veille dans leur domaine d’activité. Mais quand on demande de démontrer que l’on exploite cette veille, c’est une autre paire de manche.
Il en va de même pour beaucoup d’indicateurs : on sait ce que l’on fait, on sait qu’on l’a fait, on a même des processus bien construits, mais il faut aussi que l’auditeur, de son point de vue extérieur, puisse le constater. Et pour cela, rien ne vaut la mise en place d’outils de suivi.
C’est un pli à prendre, mais une organisation soignée est un atout très important face aux contraintes de l’activité de formateur professionnel.
De la contrainte à l’outil de gestion
Tu l’as compris, avec un contexte réglementaire et une démarche qualité qui comportent autant d’éléments qui touchent aux processus, il vaut mieux mettre en place des outils de suivi rigoureux.
Du coup, au premier abord, la création (et la gestion) d’un organisme de formation, ce n’est qu’un ensemble de contraintes par rapport à l’activité d’infopreneur.
Mais j’aime inviter à prendre un peu de recul face à ces exigences. D’abord, parce que ces obligations te poussent à structurer son activité. Donc avoir une certaine rigueur, établir des processus réfléchis, professionnaliser ton activité… Autant d’actions qui peuvent avoir un impact positif très important, finalement. Selon l’organisation que tu mets en place, tu peux te constituer ainsi de précieux outils de pilotage pour développer sereinement ton entreprise, en ayant une vision à 360° sur ton activité.
Ensuite, parce que tout n’est pas nouveau. Ce qui change vraiment, c’est la manière de structurer les choses et le caractère obligatoire. Mais tu as probablement déjà mis en place certaines choses tout naturellement dans ton entreprise, parce que c’est du bon sens ou des actions de développement classiques : te former régulièrement, t’assurer que tes offres répondent à un besoin, recueillir l’avis de tes clients, communiquer sur tes résultats à travers les témoignages, etc.
Enfin, parce que malgré le niveau exigeant, Qualiopi ne consiste pas à atteindre la perfection absolue. Tu dois adapter ton fonctionnement aux critères qualité et être capable d’en faire la démonstration, mais sur certains indicateurs, une marge de tolérance existe avec les non-conformités mineures, qui ne bloquent pas la certification (dans la limite de 4, tout de même). Et surtout, l’amélioration continue reste une notion importante dans l’organisme de formation comme dans toute entreprise.
Comprendre pour s’adapter
Au-delà de l’organisation, un point fondamental et pourtant souvent négligé, c’est la nécessité de comprendre. Oui, tout simplement. Je veux dire par là qu’il ne s’agit pas seulement d’obtenir un numéro de déclaration d’activité puis la certification Qualiopi. Pour pouvoir appliquer la réglementation et même la démarche qualité, il faut commencer par savoir ce que l’on doit respecter.
Donc un travail de formation est nécessaire pour comprendre le contexte de la formation professionnelle et savoir de façon suffisamment précise ce que tu dois adapter dans ton activité pour te conformer à ton nouveau cadre de travail.
J’ai mis un certain temps à comprendre à quel point c’était important et le confort que cela donnait ensuite – à commencer par la sérénité ! Mais quand j’ai moi-même réalisé ce travail, j’ai revu mon programme pour pouvoir le partager. C’est pourquoi je partage l’aspect « processus », construire son système d’organisation pour gérer son organisme de formation, mais j’ai aussi intégré tout une partie qui récapitule les obligations des organismes de formation qui encadrent le quotidien.
Comment contractualiser avec ses clients, les mentions à indiquer, les délais à respecter en fonction du type de client, les documents à fournir, la gestion interne… Que l’administratif et l’organisation quotidienne soient plus clairs et simples à mettre en œuvre.
Envie d’aller plus loin ? Découvre le programme Créer & gérer son organisme de formation.
