Créer son organisme de formation, avantages et inconvénients

On a tous été en situation d’élève d’une formation à un moment ou un autre de notre vie. Ne serait-ce qu’à l’école dans le cadre d’une formation initiale, et généralement dans notre vie professionnelle avec la formation continue.

Pourtant, l’univers de la formation, la façon dont les acteurs de la formation professionnelle se coordonnent, les conditions pour créer son organisme de formation ou tout simplement les raisons qui peuvent pousser à réaliser ces démarches… Ce sont autant d’éléments que l’on ignore souvent.

 

Si l’on observe une explosion du nombre d’infopreneurs qui créent leur organisme de formation, c’est bien que cela comporte des avantages. Mais on communique beaucoup moins sur les contraintes qui y sont pourtant intimement liées.

Nous allons donc faire la lumière sur les principaux avantages et inconvénients que l’on rencontre lorsque l’on décide de créer son organisme de formation.

 

Résumé de cette mini-série d’articles – spécial OF :

• Épisode 1 : Organisme de formation professionnelle, ça change en quoi au quotidien
• Épisode 2 : Créer son organisme de formation professionnelle, avantages et inconvénients
• Épisode 3 : Construire un système d’organisation au service de son organisme de formation

 

Les avantages de l’organisme de formation

 

L’éligibilité aux dispositifs de financement des formations

 

Le droit à la formation est important en France, et les réformes de la formation professionnelle ouvrent de plus en plus de perspectives pour que chacun puisse continuer à se former tout au long de sa carrière.

Ces droits s’adaptent à la diversité du monde du travail. C’est pourquoi il existe aussi bien des dispositifs qui s’adressent aux salariés, aux personnes en reconversion, ou encore aux indépendants, pour que chaque actif puisse prétendre à au moins un dispositif de formation.

L’éligibilité aux financements par ces dispositifs, c’est généralement le premier argument qui pousse à créer son organisme de formation.

 

Cet accès aux financements entraîne d’autres avantages, comme la visibilité sur les plateformes des financeurs, ou simplement parce qu’en rendant ses formations plus accessibles grâce aux prises en charge financières, on peut ainsi gagner plus de clients.

C’est donc – sans surprise – l’argument financier qui pousse beaucoup d’indépendants à se lancer dans la création d’un organisme de formation pour vendre leurs solutions de formation.

 

 

L’exonération de TVA des actions de formation professionnelle

 

Toujours pour l’aspect financier, l’exonération de TVA peut constituer un atout intéressant. Bien sûr, tout dépend du type de clientèle.

Quand on a une clientèle essentiellement constituée de professionnels qui ont la possibilité de récupérer la TVA sur leurs achats, le fait de bénéficier d’une exonération de TVA n’a pas vraiment d’impact.

 

Le chiffre d’affaires de l’organisme de formation sera constitué du prix hors taxe des actions de formation dans tous les cas, et la charge pour ces clients professionnels correspondra également au montant hors taxe. On collecte la TVA d’un côté, on la déduit de l’autre : l’opération est neutre pour chacun.

Par contre, lorsque la clientèle se compose d’autres publics, comme les particuliers, les associations ou les professionnels dont l’activité n’est pas soumise à TVA (en raison d’une exonération ou de la franchise de TVA, comme beaucoup d’autoentrepreneurs), la TVA représente une charge supplémentaire pour eux.

 

Dans ce cas, l’exonération de TVA permettra de mieux maîtriser ses tarifs, car le montant du chiffre d’affaires hors taxe sera aussi le prix supporté par le client, quels que soient son statut juridique ou sa situation vis-à-vis de l’assujettissement à la TVA.

Précisons tout de même que cette exonération de TVA est optionnelle, mais qu’une fois l’option accordée, elle est irrévocable, donc aucun retour en arrière n’est possible. Et elle est limitée au cadre de la formation professionnelle, ce qui signifie que toutes les prestations ou ventes qui n’entrent pas dans ce cadre resteront soumises à TVA dans les conditions habituelles.

 

Une marque de qualité via la certification Qualiopi

 

La certification Qualiopi atteste du niveau de qualité des processus mis en œuvre par l’organisme de formation. Pour cela, le fonctionnement de l’entreprise est analysé sous l’angle de nombreux indicateurs qualité. Il y en a 32 au total, mais tous ne vont pas concerner tous les acteurs de la formation professionnelle. Cela dit, les indicateurs communs à tous les organismes de formation sont tout de même au nombre de 23.

Tous les organismes de formation ne font pas le choix de se lancer dans cette démarche, parce qu’elle demande un investissement pour s’adapter aux exigences du référentiel national qualité.

 

Par conséquent, Qualiopi s’inscrit de plus en plus comme un gage de qualité, par rapport à la démarche réalisée. De plus, parmi les axes développés par Qualiopi, on retrouve une large place consacrée à des points tels que :

• la communication, qui oblige l’organisme de formation à faire preuve de transparence et de clarté,
• la veille et le développement des compétences, qui vise à maintenir voire améliorer la qualité du contenu des formations,
• la prise en compte des besoins et de la satisfaction des bénéficiaires des formations,
• ou encore le handicap, qui commence à être pris en compte comme une réalité qui nous concerne tous.

 

Sur ce point, la validation de la démarche par la certification représente un gage de qualité pour les prospects/clients et permet effectivement une réelle amélioration de la qualité des prestations (et heureusement, c’est le but !). Le travail mis en œuvre aboutit à une activité mieux structurée, plus professionnelle et qui prend en compte des valeurs que l’on aurait pu négliger alors même qu’elles sont importantes à nos yeux.

Donc cet investissement offre des résultats concrets en termes de gestion, de pilotage et même en mettant en lumière des leviers de développement de l’activité.

 

 

 

Les inconvénients de l’organisme de formation

Les démarches administratives : encore de la paperasse

 

La contrainte la plus évidente quand on crée son organisme de formation, c’est tout l’aspect administratif.

D’abord, les démarches de création, avec l’obtention du numéro de déclaration d’activité. Ensuite, la certification Qualiopi, qui rappelons-le, sera obligatoire à partir du 1er janvier 2022 pour prétendre aux financements des formations.

 

Mais ce n’est pas tout. L’administratif est présent au quotidien :

• Établir systématiquement un contrat ou une convention de formation professionnelle,
• Communiquer des documents comme le programme (qui respecte un certain formalisme) et le règlement intérieur,
• Assurer un suivi de l’avancement, de la relation avec ses clients/apprenants,
• Tenir une comptabilité spécifique…

 

L’administratif se retrouve tant dans la relation avec les clients ou les tiers, comme les financeurs, que dans la gestion interne à l’organisme de formation. Autrement dit, il vaut mieux ne pas y être allergique, et pourquoi pas mettre en place une organisation qui allège la charge liée à ces tâches récurrentes.

Heureusement, la digitalisation peut représenter un précieux allié pour répondre à ces contraintes grâce à des outils et même une certaine part d’automatisation.

 

L’investissement en diverses ressources

 

L’investissement demandé par la mise en place de la démarche qualité, et même d’un système respectant la réglementation de base de l’activité de formation professionnelle, est probablement aussi souvent surestimé que sous-estimé.

Et c’est bien normal : il est difficile de se rendre compte de ce que cela représente pour soi-même avant de l’avoir expérimenté. Et évaluer la charge de travail d’un projet et le temps nécessaire à sa réalisation, ce n’est pas toujours l’exercice le plus simple donc nos estimations sont souvent en décalage avec la réalité.

 

Ici, on est face à un projet qui mobilise beaucoup de ressources :

• Du temps, pour se former, réaliser toutes les adaptations nécessaires et structurer son organisation,
• De l’énergie, comme dans la mise en œuvre de tout projet important,
• De l’argent, parce que la certification est payante, parce que le temps consacré à ce travail est autant de temps qui ne l’est pas sur d’autres tâches, parce qu’on peut avoir besoin d’une aide extérieure pour se former, pour structurer l’activité ou pour déléguer certains travaux comme l’administratif courant.

Dans la mesure où la démarche s’inscrit dans le long terme, il vaut mieux la considérer dès le départ comme un investissement à part entière. La bonne nouvelle, c’est qu’une fois les bases solides posées, c’est autant de travail qui n’est plus à faire et qui au contraire facilite le quotidien.

 

L’encadrement de l’activité

 

Ce qui ressort de ces contraintes d’une façon générale, c’est que l’activité étant encadrée, on peut perdre une certaine liberté d’action dans la façon de gérer son entreprise.

Certaines mesures s’applique par souci de protection en évitant des pratiques douteuses. C’est pourquoi la réglementation prévoit par exemple une application stricte des délais de rétractation dans certaines situations ou des modalités de paiement de la formation.

 

De même, on ne peut parler d’action de formation professionnelle si elle n’inclut pas un accompagnement humain, technique et pédagogique. Donc il faut avoir conscience qu’il n’est pas possible d’avoir un organisme de formation à 100% automatisé.

C’est plus une question de vision et de stratégie, parce que l’humain fait évidemment partie du métier de formateur ! Le but n’est pas de vendre des produits mais bien d’aider des humains à développer des compétences professionnel, de les accompagner des humains dans leur parcours professionnel.

 

Il faut comprendre que l’activité de formation professionnelle a ses spécificités et qu’on ne peut pas faire n’importe quoi, en profitant des avantages spécifiques sans prendre les contraintes qui vont avec. Mais si ça correspond à ton projet, ça ne doit pas représenter un frein : tout cela s’apprend !

 

Envie d’aller plus loin ? Découvre le programme Créer & gérer son organisme de formation.