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Construire un système d’organisation au service de son organisme de formation

L'organisation est une clé dans l'organisme de formation professionnelle, et encore plus dans le contexte de la certification Qualiopi. Pourquoi et comment construire un système de gestion au service de son OF, pour réduire sa charge mentale, faciliter l'obtention de Qualiopi et pérenniser la démarche qualité à long terme. Episode du podcast Suis ton flow et blog J'aime la paperasse à l'occasion de la sortie de la formation pour Créer et gérer son organisme de formation.

 

L’organisation a quelque chose de très personnel dans le sens où il y a à peu près autant d’organisations différentes que d’individus. Certains préfèrent travailler longtemps sur un même projet lorsque d’autres préfèreront varier leurs activités quotidiennement. Certains préfèrent le papier, d’autres le digital. Et on pourrait continuer longtemps comme ça avec toutes les variables possibles.

Et puis… D’une façon générale, on a ceux qui fonctionnent plutôt en freestyle et ceux qui ont besoin que tout soit bien carré, bien structuré. Je vous laisse deviner où je me place…

 

Même si ce n’est pas le sujet le plus souvent abordés, l’organisation occupe une place centrale dans l’organisme de formation professionnelle à l’ère de Qualiopi.

Nous allons donc voir :

  • Quel est le lien entre l’organisme de formation, la certification Qualiopi et l’organisation,
  • Comment construire une organisation au service de ton activité de formation professionnelle.

 

Résumé de cette mini-série d’articles – spécial OF :

 

 

 

Ce qui est réellement évalué par l’audit Qualiopi

 

Pour comprendre en quoi l’organisation constitue un enjeu important en matière de démarche qualité, il faut déjà avoir conscience de ce qui est réellement mesuré par l’audit Qualiopi. Quand on parle de qualité de la formation professionnelle, on pourrait croire que c’est le fond de la formation qui est examiné, c’est-à-dire le contenu et l’expérience pédagogique elle-même.

Mais pour cela, il faudrait déjà que chaque auditeur possède des compétences suffisantes dans les domaines de chacune des formations évaluées… ce qui pose une limite évidente, et encore plus lorsque la formation vise à transmettre des compétences rares ou à approfondir les compétences de professionnels déjà qualifiés.

Ce n’est pas du tout l’angle qui a été retenu lors de la mise en place de ces procédures.

 

Ce qui sera audité, c’est le fonctionnement de l’organisme de formation. Les 7 critères du référentiel national qualité vont porter sur différentes composantes de l’entreprise, qui une fois mises en œuvre, doivent aboutir à fournir une prestation de qualité. Et ces critères regroupent au total 32 indicateurs, donc on a de quoi faire un large tour des pratiques de l’organisme de formation.

 

Regardons de plus près sur quoi portent les critères qualité… Nous avons entre autres :

  • La communication auprès du public visé par les formations,
  • La prise en compte des besoins lors de la conception de la formation,
  • Les modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi des apprenants,
  • Les moyens mis en œuvre pour assurer les formations,
  • L’adéquation et le développement des compétences des formateurs,
  • Le traitement des observations émises par les clients…

 

De prime abord, cela peut paraître inaccessible pour un petit organisme de formation, constitué d’un seul formateur qui travaille seul dans son entreprise…

Bien sûr, les exigences de Qualiopi entraînent une charge de travail supplémentaire, surtout au moment de la mise en place du cadre adapté. Mais c’est loin d’être un objectif inatteignable.

Au contraire, une toute petite entreprise pourra profiter de sa flexibilité, d’avoir un catalogue réduit, un organigramme réduit au strict minimum, etc. Tout cela va simplifier sa démarche et l’audit.

Mais il faut bien saisir que pour obtenir la certification Qualiopi, on ne peut pas se contenter de faire les choses. Il faut aussi être en mesure de démontrer le jour de l’audit comment on fonctionne, pour que l’auditeur puisse le constater en étant extérieur à l’entreprise.

 

 

Pourquoi l’organisation est un atout pour réussir Qualiopi

 

L’organisation va donc constituer un atout à deux niveaux.

D’abord, pour l’audit en lui-même. Puisque c’est la manière de procéder de l’organisme de formation qui est observée à travers l’audit Qualiopi, il est important que ce fonctionnement soit clair. Autrement dit, pour valider chacun des indicateurs qualité, il faut se poser un certain nombre de questions et clarifier tous les processus.

Parce que c’est de bien de cela qu’il s’agit : une analyse des processus mis en œuvre par l’entreprise pour garantir un certain niveau de qualité de ses prestations.

 

Donc, plus les processus sont clairs, réfléchis et structurés, plus il est facile de répondre aux exigences de ces critères qualité. Et il sera également plus simple d’y apporter les modifications nécessaires lorsque l’organisation actuelle ne permet pas de les valider.

Parce que ce sera le point de départ de la démarche, après la phase d’apprentissage pour comprendre ce qui est attendu : on va constater l’écart entre le niveau attendu et la situation actuelle, pour pouvoir réaliser les ajustements nécessaires.

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Ensuite, l’organisation sera encore plus précieuse pour pérenniser la démarche sur le long terme.

Il faut bien avoir en tête que la démarche qualité à l’ère de Qualiopi n’est pas du tout une démarche ponctuelle. Pour respecter en permanence les exigences du référentiel qualité, il est indispensable de l’intégrer à son quotidien. Et vu l’étendue des éléments qui sont susceptibles d’entrer en jeu et éventuellement d’entraîner des non-conformités, c’est-à-dire des écarts constatés par l’auditeur, une bonne organisation est incontournable pour aborder la démarche sereinement.

 

L’organisation va ainsi permettre :

  • De satisfaire aux attentes posées par le référentiel qualité,
  • De réduire la charge mentale, ou au moins ne pas l’augmenter à cause de la démarche qualité ou de l’aspect réglementaire de la formation professionnelle,
  • De constituer naturellement des éléments de preuve pour démontrer le fonctionnement de l’organisme de formation le jour de l’audit.

Et on peut même aller plus loin, parce que la mise en place de cette organisation va pousser à réaliser un travail en profondeur sur les processus et ainsi mettre en évidence des pistes d’amélioration intéressantes.

On est obligé de prendre du recul sur son entreprise, de mieux la structurer, et cela peut devenir un véritable atout stratégique.

 

 

Comment construire un système d’organisation au service de son organisme de formation

 

Maintenant que nous avons vu pourquoi l’organisation occupe une place centrale dans la vie de l’organisme de formation certifié, venons-en maintenant à la question principale : comment construire un système d’organisation qui soit au service de son organisme de formation.

Il n’est pas possible de proposer une organisation universelle, mais simplement de donner quelques conseils.

 

Et le premier sera justement de toujours te rappeler qu’il s’agit de TON entreprise, donc de TON organisation. Les modèles, suggestions ou inspirations pourront t’aider dans ta démarche, surtout si ce n’est pas un domaine dans lequel tu te sens à l’aise et que tu as du mal à te projeter. En revanche, il est difficile de maintenir une organisation qui ne te convient pas. Donc pense à toujours adapter ce qui t’est proposé à ton entreprise, tes offres, ta communication, tes préférences, tes valeurs, tes outils, etc.

 

Dans la même idée, le second conseil sera de partir de l’existant. Même si tu n’as pas encore de système à proprement parler en place, tu as probablement déjà acquis une certaine façon de fonctionner, sur laquelle tu pourras t’appuyer pour construire ton organisation. Ce sera la base de tes processus, que tu vas ensuite améliorer ou compléter pour mieux coller au cadre de la certification Qualiopi.

 

En pratique, évite de te lancer tête baissée dans la création du système. Même avec les meilleurs outils au monde, tu n’arriveras pas à quelque chose de cohérent si tu ne sais pas au préalable ce dont tu as besoin. Donc commence par définir ce que tu veux créer et dans quel but. Cela te donnera la structure générale de ton système de gestion. Et ce conseil marche aussi pour l’élaboration des processus : prends toujours le temps de clarifier ce que tu fais déjà, ce qui convient ou ne convient pas, le résultat que tu souhaites atteindre et pourquoi, puis tu peux passer au comment et procéder à tes améliorations ou à la création du process.

 

En chemin, pose-toi régulièrement la question de la pertinence. L’objectif n’est pas la perfection. Ni pour Qualiopi, ni pour rien d’autre d’ailleurs. Tu peux aller aussi loin que tu le souhaites si tu estimes qu’il y a une utilité réelle, et que cela reste cohérent par rapport au coût en temps, en énergie et en argent. Rappelle-toi qu’on se place dans une optique à long terme, donc il ne faudrait pas mettre en place quelque chose de trop lourd que tu n’arriverais pas à tenir. Et si tu as cette sensation, même si tu as passé des heures à construire ces processus et outils, n’hésite pas à les simplifier. Il est inutile de continuer à « subir » juste parce que cela t’a coûté un certain investissement ! Tu as testé, cela ne te convient pas/plus, tu passes à autre chose et tu retrouves ta sérénité.

 

L’amélioration continue reste une notion à garder à l’esprit : personne ne te demande l’impossible ou la perfection. Par contre, la démarche qualité dans laquelle tu t’embarques avec Qualiopi consiste à atteindre un certain niveau, mais aussi à adopter une démarche d’amélioration continue. Une entreprise est vivante, rien n’est figé ! Que ton organisme de formation soit jugé conforme ou avec des non-conformités à lever, tu vas continuer à apprendre et faire évoluer ton entreprise petit à petit, et à montrer ces évolutions lors des audits réguliers.

 

 

Voilà pour ce troisième et dernier épisode de la mini-série consacrée aux organismes de formation, à leur fonctionnement et leur organisation. J’espère que ces conseils t’aideront à te lancer ou aller plus loin dans ta démarche, d’autant plus qu’ils sont aussi utiles pour un autre type d’activité, finalement.

 

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