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Déduire ses charges en micro-entreprise : le débours

La solution pour déduire ses charges en micro-entreprise : le débours

Sais-tu qu’il est parfois possible de déduire des charges en micro-entreprise ?

Ce n’est pas toujours très connu, mais il peut t’éviter de payer des impôts sur certaines charges.

Dans cet article, nous allons donc voir :

  • La règle générale qui interdit aux autoentrepreneurs de déduire des charges
  • Qu’est-ce que le débours, comment il fonctionne ?
  • Quelles sont les conditions pour bénéficier du débours ?
  • Quelles charges peut-on déduire en débours ?
  • Quelles sont les conséquences ?

Le principe : pas de déduction de charges en micro-entreprise

Le fonctionnement de la micro-entreprise est très simple : tout est calculé sur la base du chiffre d’affaires, les impôts comme les cotisations sociales. Pour cela, des taux particuliers sont appliqués directement au chiffre d’affaires.

Pour calculer l’impôt, on peut opter pour le versement libératoire, qui consiste à payer l’impôt sur le revenu en même temps que les cotisations sociales. Tout ça grâce à un petit pourcentage appliqué au chiffre d’affaires. Cette option est cependant soumise à des conditions de revenus.

Sans l’option pour le versement libératoire, pour calculer l’impôt sur le revenu, le revenu imposable est basé directement sur le chiffre d’affaires. Mais, contrairement à ce que l’on pourrait croire, on n’est jamais imposé sur la totalité du chiffre d’affaires. Il y a d’abord un abattement, c’est-à-dire une réduction, qui représente les charges.

Par conséquent, la vraie particularité de la micro-entreprise, ce n’est pas que l’on ne peut pas déduire de charges. C’est que l’on ne déduira pas les vraies charges de l’entreprise, ses dépenses réelles. Elles sont prises en compte de manière forfaitaire avec cet abattement, qui s’élève à 34 % du chiffre d’affaires pour les professions libérales, 50 % pour les activités de services commerciales ou artisanales, et 71 % pour les activités de ventes.

Voilà pour le principe général, qui demande un peu de vigilance dans des situations particulières, comme les frais collectés par les plateformes de mise en relation ou par les services de paiement comme Stripe ou Paypal par exemple.

En savoir plus sur les impôts en micro-entreprise

L’exception : le débours permet de déduire certaines charges en micro-entreprise

Voyons maintenant ce qu’est exactement le débours et comment il fonctionne.

Lorsque tu réalises une vente ou une prestation, il peut arriver que tu engages des frais spécialement pour un client.

Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport ou de déplacement. Ou alors, la souscription à un outil, l’achat de fournitures spécifiques, l’achat de matières premières, etc.

Le problème, c’est que si tu refactures simplement ces frais à ton client, tu vas augmenter artificiellement ton chiffre d’affaires et payer des impôts dessus. C’est là qu’intervient le débours.

L’idée, c’est simplement que ton client te rembourse ces frais, plutôt que les inclure dans ta vente ou ta prestation de service. Ainsi, ces sommes ne vont pas entrer dans ton chiffre d’affaires et tu ne paieras pas d’impôt dessus. Malin, non ?

Il faut faire attention à la nature des frais en question, car il ne peut pas s’agir de dépenses pour les besoins de ton entreprise, qui servent à plusieurs clients, ou encore d’investissements. Les dépenses doivent pouvoir être rattachées exclusivement à ta vente ou prestation pour ce client précis.

Quelles sont les conditions pour bénéficier du débours ?

Bien entendu, un tel dispositif est encadré par la loi pour éviter les abus. Il faut donc respecter des conditions strictes pour que des frais soient considérés comme des débours.

Voici les conditions du débours fixées par le Code général des impôts (article 267-II-2°) :

  • Les dépenses ont été engagées au nom et pour le compte du client en tant que mandant ;
  • Les sommes sont remboursées pour le montant exact de la dépense ;
  • Le remboursement est enregistré distinctement en comptabilité ;
  • L’entreprise est en mesure de justifier la nature et le montant des dépenses.

En pratique, cela signifie qu’il faut prendre un certain nombre de précautions et respecter un formalisme pour que le débours soit valable.

Mode d’emploi : comment facturer les frais de debours ?

Par rapport aux conditions que l’on vient d’énoncer, on peut schématiser l’usage du débours en 3 étapes.

1) Formaliser le mandat de débours

Pour éviter tout litige sur le fait que les dépenses soient engagées au nom et pour le compte de ton client, le mieux est d’établir un mandat de débours. Ce contrat va indiquer clairement ce que ton client attend de toi, dans quelles conditions, avec quelles limites :

  • Les dépenses que tu dois/peux engager pour ton client et en son nom,
  • Le budget,
  • Le contexte, l’objet de ces dépenses,
  • La période, les échéances…

Plus les choses sont encadrées à l’avance, plus les intérêts de chacun sont préservés parce que vous vous serez posé les bonnes questions au préalable.

Ce qui sécurise le plus la démarche, c’est donc de réaliser un vrai contrat à l’écrit au préalable.

Mais en réalité, la loi n’impose pas de formalisme particulier pour ce mandat. Ce qui est nécessaire, c’est que vous ayez clairement décidé de procéder ainsi avec ton client, et forcément, c’est plus simple à prouver avec un écrit qui permettra en plus de fixer les règles exactes.

2) Réaliser la dépense

Au moment d’effectuer les achats au nom et pour le compte de ton client, tu devras faire établir la facture au nom de ton client.

Cela montre une fois de plus que ce n’est pas pour les besoins de ton entreprise que tu réalises cette dépense. Et tu devras ensuite transmettre cette facture à ton client. De ton côté, tu conserveras bien tous les justificatifs (avec une copie de la facture).

Rappelons qu’il ne peut s’agir que de dépenses réalisées précisément dans le cadre de ta vente ou prestation pour ce client en particulier.

3) Facturer ton service ou ta prestation de services

C’est dans le cadre d’une vente ou d’une prestation de services que tu as été amené.e à engager des frais au nom et pour le compte de ton client.

Au moment de la facturation, tu vas donc y ajouter les frais concernés, de manière distincte, en tant que débours. Le montant sur ta facture doit exactement correspondre aux frais réellement engagés, c’est une condition essentielle.

Tu ne dois pas appliquer la TVA sur cette somme. C’est géré automatiquement par ton logiciel de facturation en principe, à condition de bien indiquer qu’il s’agit de débours. La distinction se fera aussi automatiquement dans ta comptabilité, pour que cette somme ne soit pas considérée comme du chiffre d’affaires. Tu ne vas donc pas déclarer cette somme à l’URSSAF ou aux impôts. Et, elle ne sera soumise ni aux cotisations sociales ni à l’impôt sur le revenu.

Lorsque tu enverras ta facture à ton client, tu y joindras également la facture du fournisseur ou prestataire correspondant aux frais portés en débours.

Déduire ses charges en micro-entreprise : les conséquences du débours

On termine avec un rappel des conséquences du débours. Grâce à cette technique, tu peux engager des frais pour ton client à sa place tout en évitant de gonfler artificiellement ton chiffre d’affaires.

En respectant bien le formalisme adéquat, lorsque ton client te rembourse, cette somme ne constitue pas du chiffre d’affaires. Donc n’est pas soumise à TVA, ni aux cotisations sociales, ni à l’impôt sur le revenu.

La déduction des frais de débours permet donc de réaliser ces achats et de se faire rembourser de façon à ce qu’il s’agisse d’une opération neutre pour ton entreprise.

Sources :
Article 267-II-2° du Code général des impôts
BOFIP – Base d’imposition – Règles applicables à l’ensemble des opérations imposables – Éléments divers exclus de la base d’imposition

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