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Comment s’organiser pour gérer l’administratif au quotidien dans sa micro-entreprise ? Avec Cécile Bayard

Comment organiser son administratif en micro-entreprise ?

Concrètement, comment faire pour organiser et gérer l’administratif dans sa micro-entreprise ?

L’administratif, c’est une question de règles et d’obligations à connaître, mais pas seulement. Il y a tout un aspect pratique à ne pas négliger, pour bien gérer son entreprise au quotidien.

Pour rendre la tâche plus agréable et éviter la phobie administrative, cela demande de s’organiser. Le hic ? On ne sait pas toujours comment s’y prendre concrètement. Nous allons donc voir des conseils pratiques à appliquer pour organiser ta gestion administrative au quotidien, pour gagner du temps et de l’énergie.

Cet article est une transcription de l’interview, disponible en version intégrale sur le podcast : J’aime la paperasse.

L’invitée du jour :

Cécile Bayard est une indépendante qui a une riche expérience sur le web depuis de nombreuses années : blogueuse professionnelle avec La Cour des Petits, rédactrice web référencement en freelance, créatrice de sites WordPress, puis une activité de formation et accompagnement autour du marketing avec Blog by Yourself. Ensuite, il y a eu Les Aventurières. Une entreprise de coaching business créée en binôme, où elle était directrice marketing et des programmes en ligne. Aujourd’hui, elle place son expérience dans une activité de formatrice/accompagnante en gestion du temps et organisation.

Peux-tu présenter ton activité en quelques mots ?

J’aide les entrepreneures qui en sont encore dans les premières années de leur entreprise à se réorganiser ou à s’organiser tout court. Et à reprendre la main sur leur temps, à être plus productives. Mais pas forcément pour en faire plus, juste pour être plus libre et plus serein.e. Je suis aussi OBM (Online Business Manager), où là, je viens dans une entreprise ponctuellement ou au plus long cours. J’aide aussi à structurer, organiser pour que tout soit plus fluide.

Stéphanie : Le mot structure revient déjà et je pense que c’est vraiment notre point commun dans tout ça, d’aimer ce qui est tout carré, structuré, organisé. Et maintenant, c’est donc ton activité à part entière.

C’est assez naturel chez moi, la structure. Si bien que je n’avais pas identifié que c’était un talent particulier et que j’avais un goût particulier pour ça. C’est en travaillant avec des gens peu structurés que j’ai vraiment pris conscience qu’il y avait des gens qui étaient plus forts pour faire d’autres choses. Et que je pouvais les accompagner hyper efficacement en fait. Donc, c’est comme ça que je me suis dit que j’avais quelque chose à faire sur ce sujet-là.

Les vrais objectifs quand on s’organise

Le but, c’est de s’organiser, mais avec une vision stratégique et pragmatique. Sur ce qui va faire gagner du temps et surtout ce qu’on a tendance à oublier. C’est que parfois, il y a des choses qui ne prennent pas beaucoup de temps, mais qui prennent de l’énergie, de la charge mentale. Organiser ça une bonne fois pour toutes et ne plus avoir à se prendre le chou. Non seulement ça fait gagner du temps et, mais ça libère un bout de cerveau et ça fait du bien.

Par exemple, optimiser des micro-tâches, pour moi ça ne sert à rien. Je vois passer des conseils parfois, notamment en termes d’automatisation, qui font gagner deux minutes par jour. Franchement, pour deux minutes, je ne vois pas l’intérêt. Par contre, si ça évite d’oublier de faire quelque chose ou de faire quelque chose qui nous saoule, là oui. C’est l’espace mental et l’énergie qui comptent alors.

Adressons-nous maintenant à celles et ceux qui ont du mal à s’organiser, à gérer l’administratif de leur entreprise au quotidien. Soit, ils sont complètement allergiques à tout ça. Soit simplement, ils ne savent pas par quel bout prendre, parce que c’est vrai que ce n’est pas forcément naturel pour tout le monde.

Que donnerais-tu comme conseils pratiques pour réussir à gérer l’administratif au quotidien ?

Alors déjà, il y a les classiques que tout le monde a déjà entendu. Comme le fait d’avoir des moments sur son planning, notamment pour les tâches récurrentes.

S’inspirer de la méthode GTD

Pour faire les choses, je m’inspire beaucoup de Getting Things Done, la méthode GTD de David Allen. Et qui indique, en faisant un énorme résumé, d’avoir un endroit où déposer les infos qui y rentrent. Ces infos, ça peut être les idées qui popent dans nos têtes, quelqu’un qui nous demande de faire quelque chose, etc. L’endroit peut être une corbeille physique, un dossier quelque part sur son ordinateur, où on pose tout ce qui rentre pour que ça ne nous encombre pas la tête.

Ensuite, on se fixe un moment pour trier tout ça. On se demande, est-ce qu’il y a quelque chose à faire ou c’est juste une information ? S’il y a quelque chose à faire et que ça prend moins de deux minutes, on le fait. Sinon, on fixe une échéance ou si on peut, on délègue.

Pour l’administratif, par exemple, des informations non actionnables, c’est tien, je viens de lire une info sur la durée de conservation de tel document ou il y a un changement de réglementation : est-ce que j’ai un endroit pour mettre ces infos, les retrouver facilement ? Et si c’est actionnable (je dois faire une facture, je dois déclarer mon chiffre d’affaires, je dois payer ma CFE…) c’est là qu’il faut prévoir des moments sur son planning.

Tout ce que j’ai cité comme actions, ce sont des choses récurrentes : aussi bien faire une facture, déclarer son chiffre d’affaires tous les mois ou tous les trimestres, payer la CFE c’est tous les ans.

Et plus on déteste ça, plus ces mouvements doivent revenir souvent parce que du coup, ils sont plus courts. Généralement, quand on n’aime pas quelque chose, on repousse encore et encore. Mais faire toutes ses factures du mois le même jour, quand on n’aime pas ça, ou que c’est quelque chose qu’on ne sait pas par quel bout prendre, c’est encore plus difficile.

Donc ce que je recommanderai, c’est plus, on déteste, plus ces moments doivent revenir souvent, comme ça ils seront plus courts et gérables. Et puis dès qu’on peut, on délègue.

Aussi, faire des process, ça peut paraître encore plus lourd à faire pour la première fois. Mais, ça va ensuite libérer du temps et de l’espace mental.

Qu’est-ce que tu entends par process ?

Un process, c’est juste la description détaillée des étapes à suivre pour atteindre un objectif, généralement la réalisation d’une tâche.

En pratique, ça peut être aussi simple qu’une checklist numérotée. C’est déjà un process, tant qu’il y a :

  • La liste de ce qu’on doit faire,
  • Un ordre des étapes à suivre.

Donc ça peut très bien être une checklist, des captures d’écran, des photos, une infographie, des audios, des vidéos.

Comment s’y prendre pour mettre en place ses process ?

Déjà, on doit découper ce qu’on a à faire en étapes, voire en étapes et sous étapes. Et vraiment lister tout ce qu’on a à faire dans l’ordre pour arriver au bout. Donc le mieux, c’est quand vient, par exemple, le moment de déclarer mon chiffre d’affaires. Je vais le faire et en même temps, je vais noter tout ce qu’il y a à faire comme étapes, comme si je voulais le déléguer à un enfant de 10 ans.

Le mieux c’est de le faire non pas de tête, mais en faisant la tâche.

Ça peut donner :

  1. Je vais relever mon chiffre d’affaires encaissé et peut-être noter où je vais trouver cette information
  2. Je vais sur le site de l’URSSAF le déclarer. Ici on pourra noter aussi l’URL de l’URSSAF pour éviter de chercher à chaque fois.
  3. Je télécharge le justificatif et je le classe, dans quel dossier.

On peut aller plus en détail, si j’ai des revenus qui vont dans différentes cases, parce que je suis un peu en BIC et un peu en BNC par exemple. Ça peut être ces quelques étapes avec juste les liens vers les sites et les dossiers où je classe les documents. Si un jour je délègue, je peux donner le process et la personne peut déclarer mon chiffre d’affaires à ma place.

Quel que soit le support dans lequel vous rangez les infos, je conseille d’avoir un dossier process. Par exemple, j’ai un espace dans Notion où il y a tous mes process. Il faut aussi l’avoir sous la main immédiatement, en deux clics maximum quand on en a besoin. C’est intéressant d’avoir ses process reliés aux tâches qu’on a à faire si on utilise un outil de gestion de projet. L’idée ce n’est pas juste de faire un process, mais qu’il soit utile au quotidien quand on en a besoin.

On peut utiliser différents supports pour ses process. Est-ce qu’il y a des outils que tu conseillerais pour cela ?

J’apprécie vraiment Notion parce qu’on peut avoir dessus les deux types d’informations que je citais au début, dans la méthode GTD : les informations et les actionnables.

On peut gérer ce que l’on a à faire. Que ce soit au niveau du projet, d’éventuelles sous-actions, avec des tâches à l’intérieur. Ou les tâches elles-mêmes tout simplement. Et en même temps, on peut mettre toute la partie justement, ces process, ces ressources, toute la partie non actionnable. L’avantage dans Notion, c’est qu’on peut avoir d’un côté, des checklists, les ressources pour les process. De l’autre côté, les tâches et faire un lien entre les deux.

Par exemple, j’ai une tâche récurrente qui est de faire ma comptabilité tous les mois et du coup il y a un process qui est relié. Quand j’ouvre la tâche « Faire la compta », j’ai la checklist des 8 étapes que je dois suivre avec toutes les informations. Et je peux même cocher les cases, ce qui me fait toujours très plaisir !

Une façon de gagner en clarté et professionnalisme au quotidien

Un des avantages aussi, c’est que quand on crée ses process, on décortique un petit peu nos habitudes. Et on se rend compte qu’il y a des choses qu’on ne fait pas trop, qu’on oublie une fois sur deux, ou qu’on fait pour rien aussi. Donc ça peut permettre de faire du ménage.

Après, on ne va pas faire un process pour un truc qu’on fait une fois, qui n’est pas du tout prise de tête et qu’on n’a pas besoin de déléguer. Ce ne sera pas une priorité. Le but ce n’est pas de structurer pour structurer, mais de structurer pour que ça nous rende service. En général, les choses qu’on fait tous les jours, finalement ça devient des habitudes et tant qu’on n’a pas à les déléguer. On n’a pas besoin de process parce qu’on le fait naturellement.

Quand c’est récurrent, on peut se poser la question de faire un process et surtout en priorité pour ceux où on voit qu’on se pose des questions à chaque fois. L’administratif, ça revient quand même souvent parce que ce sont des étapes qui demandent de la structure généralement, parce qu’on a des administrations en face, donc ça peut être utile de ne rien oublier. Et c’est aussi parce qu’on ne le fait tous les jours.

On suit le process, on ne se pose plus de questions donc c’est plus rapide. Grâce à ça, on repère les endroits où ce n’est pas hyper fluide, ce qu’on ne fait pas bien. Mais aussi ce qui peut être simplifié, automatisé, voire délégué.

Et puis je trouve que c’est cool aussi quand on n’aime pas faire une tâche, de pouvoir s’arrêter en route si c’est trop long parce qu’on sait grâce à une checklist où on en était et où il faut reprendre. En fait, si les choses sont bien clarifiées sur un process, donc plutôt que de faire la compta et d’y passer 2 h d’affilée, on peut faire la compta par 30 minutes si on veut.

Cela permet aussi d’éviter les erreurs et les oublis, donc ça fait plus professionnel. Ce qui veut donc dire plus de clients potentiels, grâce par exemple, au process de suivi prospect, client, etc. Et même en administratif pur, ça évite de perdre de l’argent si on est du genre à oublier de déclarer ses charges. Si on peut les déclarer ou d’oublier de payer des sommes dues à l’administration et qu’on se prend un rappel après.

Et puis, ça peut aussi être pour avoir juste plus de temps libre et de sérénité, ou plus de clients aussi. Si on passe moins de temps à faire de l’administratif, on peut faire un peu plus de choses stratégiques dans sa boîte.

Quand est-ce que cela vaut le coup de créer des process ? Et, quel niveau de détail apporter ?

C’est vraiment intéressant quand c’est récurrent et prise de tête ou chronophage. Il y a une part de « feeling ». Je me demande par exemple : est-ce que je pourrais le faire en faisant autre chose ?

Ma méthode c’est :

  • On fait la tâche et on rédige le process en même temps,
  • La fois suivante, on fait la tâche en suivant le process,
  • On voit s’il y a un gap, si on se rend compte qu’on a oublié des choses.

Pour moi, il faut vraiment encore une fois que quelqu’un qui n’y connait rien puisse le faire. Ça, c’est dans l’optique de déléguer ou de pouvoir faire la tâche en mode « cerveau au repos ».

Après, il peut y avoir des process un peu intermédiaires où on met juste le strict minimum pour répondre aux questions qui se posent tout le temps.

Mon process de compta n’était pas aussi détaillé au départ. J’avais juste 4 ou 5 points qui étaient un peu des aide-mémoires. J’ai une partie de mes revenus qui provient de l’étranger, de Google par exemple. Et donc il faut déclarer les revenus à la douane tous les mois. Au début, je me prenais la tête à chaque fois : « Attends, c’est quoi déjà le numéro de TVA de machin ? » Et maintenant, c’est une des premières choses que j’ai mis dans mon process : le site de la douane, où est-ce que je déclare… Plus tard, j’ai ajouté, par exemple que je télécharge le PDF de preuve de la déclaration et que je le range à tel endroit. Au départ, je ne l’avais pas noté parce que je le savais. Mais maintenant, si je devais le déléguer, la personne ne peut pas savoir où ça se range, donc je l’ai ajouté. Ce qui me permet, même quand je suis un peu fatiguée de ne pas oublier de télécharger le PDF. Et de le ranger au bon endroit plutôt que de le retrouver la semaine suivante dans mon dossier Téléchargements.

Et puis après, il y a des process qui évoluent. Ce qui compte, c’est de trouver un système qui permet de ne pas oublier de les faire. Le 1ᵉʳ vendredi du mois, j’ai un moment prévu pour m’occuper de tout ce qui est compta. Tout comme à titre perso, le dernier jeudi du mois, je range toute la paperasse, les factures, les affaires personnelles. J’aime bien marcher en routine. Après tout le monde n’aime pas la routine, donc c’est pour ça qu’il faut trouver quelque chose qui vous parle. Mais ça évite aussi d’oublier de le faire parce que ça devient des habitudes.

J’accompagne des clientes sur la structure, et la routine, ça les fait fuir direct. Mais on trouve des solutions. Généralement, l’air de rien, j’arrive à instaurer quelques routines dans leur planning. Et on voit le gain au final, en termes d’énergie et de charge mentale. Et quand ce sont des routines suffisamment flexibles, c’est cool en fait. Parce qu’une routine ce n’est pas forcément faire toujours la même chose. Et en vrai, on en a tous des routines : il y a plein de gens qui mangent toujours la même chose au petit déjeuner et qui disent qu’elles n’aiment pas l’habitude et la routine.

On a parlé de process administratif, mais il peut y avoir des process pour le suivi des prospects et des clients. Ça a des avantages très sonnants et trébuchants, j’ai envie de dire. Si on a un process sur quand on a un contact client, comment on organise le rendez-vous si on est en freelance, par exemple, l’envoi du devis derrière, si tout est précisé, ça évite d’oublier de faire des choses, de relancer, d’envoyer le devis, ou une fois qu’un client a signé l’onboarding quelles infos j’envoie, quel fichier, quel mail, quelle relance, etc. L’envoi et le suivi des factures aussi, ça peut être utile pour être payé. Donc derrière, il y a directement là pour le coup, un gain de temps, d’énergie, mais aussi un gain financier. Et en plus comme ça fait plus professionnel, les clients le ressentent.

Quels process devrait-on mettre en place, pour commencer ?

La comptabilité pour moi, c’est un des process à avoir, et ensuite, c’est selon l’activité.

Si on est freelance, le process client peut être un bon process à avoir assez rapidement pour ne pas oublier des choses dans cette relation importante. Imaginons quelqu’un qui a son site internet avec possibilité de prendre des appels découverte. Derrière, il faut qu’il y ait un process sur ce que je fais quand quelqu’un prend un appel découverte.

  • Comment est-ce qu’on accueille son client ou sa cliente ?
  • Est-ce qu’il a bien le lien pour notre jour de rendez-vous ?
  • Quelles questions je vais lui poser ?
  • Quels documents je vais lui remettre avant ? Après ? Avant ? Et ici, on peut mettre tout ce qui est administratif.

Pour celles et ceux qui créent des formations en ligne, c’est pareil. Avoir un process sur les lancements, ne serait-ce que sur la partie technique, par exemple. C’est une partie qui est très facilement déléguée à une assistante virtuelle. Ou quelqu’un qui fait ce type de job : créer la page de capture, ce qui veut dire le formulaire de capture, ce qui veut dire créer un tag et une séquence, etc.

Tout ça aide à poser le cadre, que l’on va aussi communiquer à ses clients. On peut même avoir des templates de mail, plutôt que de réinventer la roue à chaque fois.

Un autre process que je recommande aussi, c’est la récolte de témoignages. Penser à prévoir ce que je fais quand la mission est terminée ou l’accompagnement est terminé, qu’est-ce que je demande ? Par exemple, j’ai un template de questionnaire que j’adapte en fonction du contenu qui vient d’être délivré. Et des templates de mails pour l’envoyer et pour faire valider les témoignages derrière.

Il y a un process en fait : qu’est-ce que je fais ? Quand ? Qu’est-ce que je demande comme infos et qu’est-ce que je fais de ces infos ?

Quelles sont les astuces pour rendre ce travail plus agréable ?

Cette question me donne envie de faire un petit pas de recul et de parler de procrastination en général.

Procrastiner : les 3 grandes raisons

Il y a 3 grandes raisons de procrastiner et du coup, la solution va dépendre de là où on se situe. Parce qu’au départ tu disais il y a des gens qui sont allergiques à l’administratif. Je pense que pour eux la solution n’est pas la même que ceux qui trouvent juste ça chiant.

La première raison, si on ne sait pas par où commencer, on va découper en petites étapes franchissables. Faire des process qui découpent en petites étapes, faire des petites plages horaires, ce qui permet aussi de s’arrêter en route et de revenir en sachant où on en était et ce qu’il nous reste à faire. On fait des petits pas et c’est plus facile. Il y en a un premier, puis un deuxième et du coup ça enlève le truc de je ne m’y mettais pas parce que je ne savais pas par où commencer et que ça me paraissait trop énorme qui est quand même une des premières causes de procrastination, que ce soit pour l’administratif ou autre.

La deuxième raison pour laquelle on procrastine parfois, c’est juste parce que ça nous saoule. Là on peut essayer de se mettre une deadline, ou un engagement extérieur. Par exemple, on peut se faire avec une copine entrepreneur un après-midi ou un rendez-vous où on s’occupe de l’administratif ensemble. Chacun fait le sien et ça peut être sur Zoom, mais du coup on se voit, c’est un peu plus joyeux, on dit du mal de l’administratif, et puis on le fait. Ça peut aussi être simplement de se rappeler pourquoi on le fait, ou ce qui peut se passer si on ne le fait pas. Remettre du contexte de l’utilité de la tâche. Une des raisons pour lesquelles on procrastine, c’est parce que la tâche est perçue comme inutile. Faites les choses qui vous saoulent à un moment où vous êtes en forme. Donc pas généralement pas en fin de semaine, le soir, ni le vendredi à 16 h, ça ne va pas marcher.

Et après ça peut être aussi de s’offrir une petite récompense extérieure. La musique, du chocolat, peu importe, mais s’il faut une motivation externe, on peut tester.

Et pour ceux qui sont allergiques, la troisième raison pour laquelle on procrastine, c’est qu’il y a de l’émotionnel derrière et du coup ça peut être plus difficile. Parce que même en découpant tout ça, si c’est quelque chose d’émotionnel intérieur, ça peut être plus compliqué. Il faudrait que le besoin ou la motivation de faire soit plus forte que la peur ou ce qui nous bloque. On va chercher à diminuer la peur, la raison psychologique qui nous bloque.

Et puis il y a aussi la « technique » de faire le premier pas sans réfléchir : j’ai peur, mais j’y vais quand même, je saute et je fais un truc. Par exemple, on procrastine pas mal en entrepreneuriat parfois sur les façons de se rendre visible parce qu’en fait, on a peur d’être vu. Et du coup le faire et pouvoir se dire que ça va, j’ai publié et je ne suis pas morte, tout va bien.

Parfois, on aura besoin de quelqu’un qui nous explique dans quel sens faire les choses ou d’un soutien extérieur. C’est déjà un premier pas d’aller demander de l’aide. Ne serait-ce que pour identifier le vrai blocage et ne pas avancer seul.e, puis avancer pas à pas.

On parle de découper l’éléphant… Je n’aime pas trop cette expression en tant que végétarienne. Je dirais plutôt découper le gros gâteau : on ne mange pas un gâteau en une fois, mais une cuillère à la fois, ça le fait.

Où retrouver Cécile Bayard :

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