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Premières factures, mode d’emploi

Comment bien établir ses premières factures, gérer la facturation en toute conformité en évitant les erreurs ? Les réponses dans cet épisode de podcast/article de blog J’aime la paperasse

 

Une entreprise doit gagner de l’argent pour pouvoir se rémunérer, c’est l’objectif minimum. Alors l’édition des premières factures est toujours un grand moment : il concrétise qu’on réalise des ventes et son premier chiffre d’affaires.

Au-delà de cette excellente nouvelle, il y a un aspect beaucoup plus terre à terre, l’aspect purement pratique de cette facturation. Qu’on le veuille ou non, l’administratif occupe une place importante et les factures ne doivent surtout pas être négligées.

Voyons donc quelques conseils pour aborder cette étape sereinement, et pourquoi pas en faire un atout dans ton entreprise.

 

1 | Les principaux enjeux de la facturation

 

Les factures ont différents rôles, tant pour le client que pour le vendeur ou prestataire.

Le rôle commercial : il s’agit d’un document qui reprend la description de l’objet de la vente (le bien ou service), le prix, les modalités de paiement, la date d’achat et de réalisation de la prestation le cas échéant, les coordonnées du vendeur et de l’acheteur…

Le rôle juridique : il s’agit d’une preuve de la vente ou prestation, bien utile en cas de litige ou pour établir des faits.

Le rôle comptable : il s’agit d’un justificatif qui permet d’établir la comptabilité de l’entreprise, donc de retracer ce qui se passe dans la vie de l’entreprise de manière chiffrée.

Le rôle fiscal : il s’agit d’un justificatif pour établir le chiffre d’affaires, les charges ou encore la TVA.

 

Bref, un document qui sert autant de récapitulatif que de justificatif à plusieurs titres.

 

 

2 | Connaître les règles de facturation et les mentions légales obligatoires

 

La facturation obéit à certaines règles précises. On peut citer notamment :

  • L’obligation d’établir une facture pour les opérations entre professionnels, les prestations de services de plus de 25 €, les travaux immobiliers, les ventes à distance ou simplement à la demande du client.
  • Il ne faut pas oublier d’établir une facture en cas d’acompte.
  • La numérotation doit être chronologique et continue, c’est-à-dire sans trous ni doublons.
  • La facture doit comporter toutes les mentions obligatoires.

Pour toutes les raisons que nous avons vues précédemment, il est très important de veiller à indiquer toutes les mentions obligatoires sur les factures, non seulement pour éviter d’être en dehors des clous et de risquer une amende, mais aussi pour éviter les difficultés que cela pourrait engendrer en pratique.

 

Un litige est toujours plus difficile à régler sans preuves adéquates, par exemple. Ou en omettant certaines mentions, cela peut empêcher le client de récupérer la TVA. C’est le type de points de vigilance dont on n’a pas forcément conscience quand on se lance (surtout quand on est en franchise de TVA) mais il vaut mieux ancrer les bons réflexes dès le début pour avoir l’esprit tranquille et ajuster plus facilement ses pratiques lors du passage à la TVA.

 

 

3 | Les mentions obligatoires sur les factures

 

Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions légales, notamment :

  • Les informations générales : date et numéro de facture, date de réalisation de la vente ou prestation…
  • L’identification du vendeur ou prestataire : nom, adresse, n° SIREN ou SIRET…
  • L’identification du client : nom, adresse…
  • L’objet de la vente ou prestation : description, quantités…
  • Les éléments de tarification : prix hors taxe (HT), taux et montant de TVA ou mention d’une exonération de TVA, prix TTC…

Plutôt que de tout reprendre dans cet article, tu peux télécharger gratuitement le guide de la facturation qui t’explique les règles de facturation et la liste exhaustive des mentions que tu devras y faire figurer.

 

 

4 | Préparer son système de facturation

 

Une fois que tu connais les règles de facturation, place à la pratique. Tu devras mettre en place ton système de gestion et préparer les modèles de factures qui te serviront de base.

Si le logiciel de facturation n’est pas obligatoire, cela reste tout de même la solution la plus fiable, pratique et rapide à utiliser au quotidien (et que je recommande donc vivement). Cela évite les interrogations et risques d’erreurs sur la plupart des mentions et sur la numérotation.

Et avec la plupart des outils de gestion destinés aux autoentrepreneurs (micro-entreprises), tu profites de fonctionnalités qui facilitent le quotidien comme l’intégration automatique des paiements en synchronisant ton logiciel à ton compte bancaire, l’association automatique des paiements aux factures, la conversion d’un devis en factures, le suivi client par client ou le catalogue de produits pour éviter de saisir les mêmes informations à chaque fois.

Il existe de nombreux outils, et parmi les solutions couramment utilisées, on peut citer Henrri, Freebe ou encore KoalaME. Le choix de logiciel va dépendre essentiellement de ton attrait pour l’outil, mais aussi parfois de fonctionnalités spécifiques comme le fait d’avoir plusieurs activités au sein de ta micro-entreprise.

 

 

5 | Encadrer la relation commerciale

 

Au-delà de la facturation, il faut penser à la relation commerciale de façon plus large. Cela commence avant même qu’il y ait une relation établie, à travers notamment les conditions générales de vente (CGV), qui encadre cette relation à toutes les étapes.

La facture va reprendre un certain nombre d’éléments, mais qui devront bien être définis en amont et autant que possible écrits et même validés par le client. Pour cela, le devis et le contrat seront des documents bien utiles.

 

Il ne faut surtout pas voir ces documents (CGV, devis, contrats) comme des contraintes mais bien comme un cadre qui va sécuriser la relation avec les clients, et assurer ainsi une certaine garantie à la fois pour tes clients que pour toi en tant que professionnel.

 

Il est donc intéressant de penser tout le processus de vente avant d’avoir à établir ses premières factures. En pratique, il s’agira de la manière d’organiser la prestation, les délais, les conditions de règlement, les modes de paiement, les éventuelles remises, les réclamations, etc.

On peut alors aller plus loin en soignant cette relation client dans une optique de customer care pour reprendre l’expression du moment, avec des choses simples à mettre en place mais qui font la différence. Par exemple, cela peut être l’occasion de proposer le paiement par carte bancaire ou Paypal, le paiement en plusieurs fois si c’est adapté, inclure le RIB sur la facture pour un paiement par virement, prévoir des templates de mail pour l’envoi de la facture…

 

 

En conclusion…

 

La facturation ne doit pas être prise à la légère. Il est indispensable d’en maîtriser les règles de fonctionnement pour respecter les obligations légales, comme les mentions obligatoires (détaillées dans le guide de la facturation à télécharger gratuitement).

Pour aborder sereinement le moment des premières factures, tu peux miser sur un logiciel qui va t’accompagner dans la facturation, la gestion et le suivi comptable. Ainsi, tu peux anticiper en configurant ton outil avec les informations utiles et des modèles de devis et factures.

Enfin, en remettant la facturation dans son contexte, c’est aussi l’occasion d’aborder tout le processus avant, pendant et après la vente, et de penser à inscrire le cadre de ta relation client dans les différents documents, en particulier les conditions générales de vente, devis et contrats.

Et pour finir, c’est normal de ressentir un certain stress la première fois alors respire un bon coup et lance-toi ! Ça va aller 🙂

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