Micro-entreprise : les logiciels obligatoires

Micro-entreprise : les logiciels obligatoires, pour ta facturation, comptabilité, gestion... on fait le point. #jaimelapaperasse #microentreprise #autoentrepreneur #entrepreneuriat #blog

 
 
Tu as créé ta micro-entreprise ou tu t’apprêtes à le faire et là, grande question, comment créer tes factures et tenir ta comptabilité ? Quels sont les logiciels obligatoires en micro-entreprise ?

 
Ce sont des questions qui reviennent souvent et les réponses sont parfois bien floues alors démêlons le vrai du faux sur les logiciels obligatoires pour les micro-entrepreneurs (autoentrepreneurs).

 
 

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1 | Le logiciel de facturation : obligatoire ?

 
 

Il y a eu un sacré cafouillage sur cette question, revirement, loi durcie mais assouplie… Alors le logiciel de facturation est-il obligatoire pour les micro-entreprises ? Non.

Et tu sais le pire ? Il ne l’est pas non plus pour les autres entreprises, en fait.

 
 
Toutes les entreprises sont libres d’utiliser un véritable logiciel de facturation ou d’éditer leurs factures par tout autre moyen, que soit un logiciel de bureautique (tableur, traitement de texte) ou à la main avec un facturier.

 
Bon, là on imagine 2 secondes un système manuel ou de factures Excel pour un grand magasin… mauvaise idée, hein ?

 
 
Même s’il reste facultatif, le logiciel de facturation a bien des avantages :
 

  • la numérotation automatique : pas de risque d’oubli ou de doublon,
  • une facture conforme en quelques clics : tu n’as qu’à remplir les champs prévus (enfin, si l’éditeur a fait son travail correctement !),
  • l’intégration à des modules de gestion : tableaux de bord, suivi de trésorerie, etc, tout pour avoir une visibilité sur la santé de ton entreprise,
  • l’intégration directe en comptabilité : une corvée de moins, ta comptabilité est encore plus facile et rapide, avec moins de risques d’erreur…

 
En conclusion, le logiciel de facturation n’est jamais obligatoire mais il est bien utile voire indispensable selon ton activité.

 
 

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2 | Le logiciel de caisse : obligatoire ?

 
 

Le logiciel ou système de caisse, c’est ce qui te permet d’enregistrer les paiements que tu reçois en échange des biens ou services que tu vends… C’est par exemple la caisse-enregistreuse, mais aussi tout logiciel ou application en ligne qui rend le même service.

Peu importe que les encaissements soient faits en espèces, virement ou n’importe quel autre mode de paiement.

 
Alors, le logiciel de caisse est-il obligatoire pour les micro-entrepreneurs ? Non, toujours pas.

Et… pour les autres entreprises non plus en fait.

 
 
Comme pour le logiciel de facturation, tu peux suivre tes encaissements à la main avec ton journal de caisse papier.

MAIS attention, si tu utilises un système ou logiciel pour enregistrer et suivre tes encaissements, alors il doit obligatoirement être certifié.

 
 
Deux exceptions à cette obligation :
 

  • si tous tes clients sont professionnels : dans ce cas, la facturation est obligatoire donc pas besoin de logiciel de caisse certifié pour pouvoir contrôler tes encaissements,
     

  • si tu ne collectes pas la TVA : franchise de TVA (les auto-entrepreneurs en dessous des seuils et qui n’ont pas opté pour la TVA) ou exonération sur la totalité de tes ventes ou prestations de services.

 
 
Par conséquent, la plupart des micro-entreprises peuvent utiliser le système de leur choix, y compris Excel/Numbers, tant qu’elles réalisent moins de 33 200 € de chiffre d’affaires (prestations de services) ou 82 800 € (ventes de biens).

 
 

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3 | Et le logiciel de comptabilité : obligatoire ?

 
 

Le logiciel de comptabilité te permet de retranscrire toute la vie de ton entreprise en chiffres. Bon, pour une toute petite entreprise, la comptabilité se résume à recettes/dépenses, mais elle reste une base importante de la gestion.

 
Alors, le logiciel de comptabilité est-il obligatoire pour les micro-entreprise ? Encore une fois, non.

Et pour les autres entreprises, non plus !

 
 
Cela dit, il est évidemment très utile et indispensable dans bien des cas. Tu imagines un peu, la comptabilité de ton supermarché tenue à la main ?

Finalement, cette question rejoint celle du logiciel de caisse car le logiciel de comptabilité permet entre autres d’enregistrer les encaissements.

 
 
En réalité, les entreprises ont deux options : comptabilité manuelle ou informatisée.

Et dès qu’on tient une comptabilité informatisée, elle doit obligatoirement permettre de fournir le « fichier des écritures comptables » en cas de contrôle de l’administration fiscale, donc remplir certaines normes.

 
Cependant, il existe une tolérance pour les micro-entreprises qui ne collectent pas la TVA, à qui on ne réclamera pas ce fichier.

 
Dans tous les cas, les enregistrements ne doivent théoriquement pas être modifiables. Sauf que les modèles officiels eux-mêmes, comme celui fourni par la CCI, sont des tableaux Excel conçus pour être utilisés directement sous forme informatisée grâce aux formules de calcul qui automatisent une partie du fichier.

Donc honnêtement, je fais de mon mieux pour clarifier les choses mais là pour le coup l’administration pourrait y mettre du sien hein.

 
 
En conclusion, en tant que micro-entrepreneur :

  • soit tu joues la sécurité en utilisant un vrai logiciel de comptabilité, et il y a des solutions très pratiques qui coûtent entre rien et trois fois rien,
  • soit tu tiens ta comptabilité sur un tableur en misant sur les tolérances.

 
Par contre, ce qui est certain, c’est que tes justificatifs doivent être carrés : tu dois avoir toutes tes pièces pour justifier chaque euro encaissé.

 
 

Voilà pour la question des logiciels obligatoires ou non en micro-entreprise, pour t’aider à faire le point si tu décides de t’occuper toi-même de ta facturation et ta comptabilité.
 
Bien sûr, tu peux aussi déléguer ce travail ô combien passionnant, et opter pour les services d’un expert-comptable.

 
 

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2 réflexions sur “Micro-entreprise : les logiciels obligatoires”

  1. Quand vous dites : il y a des solutions très pratiques qui coûtent entre rien et trois fois rien, pour les logiciels de comptabilité , vous avez des noms, des astuces à partager?

    1. J'aime la paperasse

      Hello Stéphanie,

      C’est vrai que cet article devait être suivi d’un banc d’essai de logiciels de facturation et comptabilité qui tarde à sortir ! Mais je peux te donner au moins ces noms : Tiime, Debitoor, Freebe, qui sont des références (et le premier est gratuit).

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