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L’administratif, un outil stratégique ?

Pourquoi l’administratif tient un rôle stratégique essentiel dans toute entreprise, même en micro-entreprise/autoentrepreneur : des exemples concrets dans cet article du blog J’aime la paperasse/épisode du podcast Suis ton flow

 

Administratif et fun se retrouvent rarement dans la même phrase. Il faut bien reconnaître que pour beaucoup, la paperasse, c’est la corvée… Mais ton regard va peut-être changer aujourd’hui : et si l’administratif était ton nouvel outil stratégique ? Les quelques exemples pratiques de cet article vont probablement t’en convaincre.

 

 

 

1 | Choisir une date de création d’entreprise stratégique

 

La date de début d’activité, c’est quelque chose qui ressemble à un détail tout à fait anecdotique dans le cadre d’une création d’entreprise. Après tout, on dit bien que le meilleur moment pour se lancer c’était hier et que le second c’est aujourd’hui. Et on ne parle même pas de l’impatience que l’on peut ressentir à l’idée de lancer son projet d’entreprise !

Et pourtant… Se lancer tête baissée sans réfléchir à la question de la date de création et à ses éventuelles conséquences est une erreur.

 

Certains diront de se lancer plutôt en tout début d’année, d’autres diront que cela n’a pas d’importance. Et moi je te dis : la décision dépend de ta situation et des choix que tu veux privilégier.

En fonction des aides auxquelles tu as droit ou non, de tes prévisions de chiffre d’affaires, de tes éventuels autres revenus, tu vas préférer créer ton entreprise avant ou après avoir quitté ton emploi salarié par exemple, pour optimiser l’allocation chômage.

 

Un autre critère pourra être le fait de bénéficier de l’ACRE (aide à la création ou reprise d’entreprise), c’est-à-dire de la réduction de cotisations sociales pendant la première année d’activité. En réalité, l’aide est accordée sur 4 trimestres civils, donc il vaut mieux privilégier une création en début de trimestre civil. À condition de remplir les critères pour bénéficier de l’ACRE.

Autre exemple, la date de création va impacter la durée pendant laquelle on va profiter de l’exonération de cotisation foncière des entreprises (CFE) qui est accordée pour la première année civile d’activité, mais aussi si on réalise moins de 5000 € de chiffre d’affaires pour une année complète.

Conclusion : une véritable réflexion stratégique doit accompagner le choix de date de création d’entreprise.

 

 

2 | Suivre ses dépenses pour adapter son statut juridique

 

 

En micro-entreprise, les obligations comptables sont réduites à leur minimum : un livre de recettes, et pour les activités d’achat-revente un registre des achats.

C’est pratique, cela facilite l’accès à l’entrepreneuriat et c’est suffisant pour une petite activité complémentaire. Mais quand ton entreprise est ton activité principale, voire ta seule source de revenus, il est préférable d’aller au-delà de la simple obligation légale.

 

Le minimum prévu par la loi, c’est la comptabilité qui permet d’évaluer précisément tes revenus et de calculer les cotisations sociales et impôts.

Ce dont tu as besoin, c’est aussi de pouvoir prendre des décisions éclairées, et pour cela il est indispensable de connaître également tes charges, c’est-à-dire toutes les dépenses que tu réalises pour ton activité.

 

Mes deux conseils pour cela vont être :

  • De disposer d’un compte bancaire dédié à l’activité d’autoentrepreneur. C’est obligatoire seulement après 2 années consécutives où tu réalises plus de 10 000 € de chiffre d’affaires, mais vivement recommandé le plus tôt possible pour assurer une gestion plus claire.
  • D’utiliser un outil de suivi, peu importe qu’il s’agisse d’un simple tableau Excel ou d’un logiciel conçu spécialement pour la gestion d’une micro-entreprise. Cette dernière solution peut largement faciliter la tâche avec des fonctionnalités comme la synchronisation avec le compte bancaire pour relever et même catégoriser automatiquement toutes les dépenses professionnelles.

 

Concrètement, grâce à ce suivi des dépenses, tu peux te rendre compte par exemple que tes charges ont augmenté au fur et à mesure du développement de ta micro-entreprise. C’est une évolution parfaitement normale, parce que tu fais appel à des prestataires, de la sous-traitance, de meilleurs équipements, etc.

Et résultat, l’ensemble de tes charges est peut-être plus élevé que l’abattement forfaitaire de 34, 50 ou 71 % compté par l’administration et qui est censé représenter tes charges (y compris les cotisations sociales).

 

La conclusion va être tout simplement que le régime de micro-entreprise n’est plus adapté et qu’il est temps de se tourner vers l’entreprise individuelle classique ou le passage en société. À ce moment, l’expert-comptable sera ton meilleur allié pour choisir un statut adapté et réaliser les diverses démarches.

 

 

3 | Analyser son chiffre d’affaires pour augmenter sa rentabilité

 

Fixer ses tarifs représente souvent un casse-tête quand on démarre son activité. Mais en réalité, c’est une question à se poser de temps en temps, pour vérifier qu’ils sont toujours adaptés : par rapport au produit ou au service qui a peut-être évolué au fur et à mesure de ta montée en compétences, par rapport à l’évolution du marché ou encore de tes coûts.

L’idée, c’est de mettre en parallèle tes recettes et les ressources qui t’ont servi à les générer : ce que tu dépenses en argent, mais aussi en temps.

 

Cette analyse globale permet de prendre des décisions importantes sur ton business model, supprimer ou remodeler une offre qui n’est pas assez rentable, au contraire capitaliser davantage sur ce qui fonctionne bien, réduire les coûts d’un produit, arrêter de travailler avec un client (parce que oui, parfois c’est une décision salutaire), ajuster tes tarifs…

 

Autrement dit, tu peux ainsi mesurer la rentabilité de ton activité ou de certaines composantes de ton activité, et de prendre des décisions adéquates pour l’augmenter. Il ne faut surtout pas voir là quelque chose de trop “calculateur” : personne ne veut travailler à perte, et c’est ton rôle de chef d’entreprise de faire le nécessaire pour pérenniser ton activité, assurer son développement et par la même occasion ta rémunération.

 

Dans la même idée, grâce à ce type d’analyses, tu vas pouvoir décider s’il est opportun de réaliser un investissement ou non, par rapport à la trésorerie dont tu disposes aujourd’hui, dont tu devrais disposer dans les prochains mois, mais aussi par rapport au retour sur investissement attendu.

 

Alors, tu te demandes peut-être le rapport avec l’administratif ? Tout simplement, ce travail est impossible sans données fiables.

Je crois sincèrement à l’importance et même à la puissance de l’intuition : ce n’est pas juste du hasard, c’est d’abord un condensé d’expériences vécues, d’apprentissages et d’analyse de la situation, même si on n’arrive pas à savoir pourquoi on sait ce que l’on sait.

Mais. Il y a un gros, un énorme MAIS.

 

Les chiffres ne mentent pas. Pour gérer une entreprise, il faut s’appuyer sur des données concrètes et les analyser sans être limité par nos émotions, nos biais qui nous poussent vers le confort de la situation qu’on connaît bien ou l’excitation de la nouveauté.

D’où l’importance de mettre en place un vrai suivi de ton activité pour la piloter avec stratégie. Et la base de tout ça, c’est l’administratif pour avoir une vision claire sur ce qui se passe dans ton entreprise.

 

Alors… Convaincu(e) que l’administratif constitue un véritable outil stratégique indispensable ?

 

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2 réflexions sur “L’administratif, un outil stratégique ?”

  1. Tamil Brownies

    Merci. Il faut vraiment chercher pour comprendre l’intérêt, et vu qu’on est à court de temps en creant son entreprise, on ne prend pas ce temps. Merci our ce podcast, il s’agit de mon premier épisode mais je vais continuer à en écouter.

    1. J'aime la paperasse

      Eh oui, on a souvent la tête dans le guidon et on zappe certaines bases. Mais heureusement, une fois qu’on est au clair sur la partie admin, on est tranquille pour un moment en général sur ce point 🙂 Le tout après c’est de bien se former et s’entourer. Bonne écoute des autres épisodes !

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