La paperasse, ça peut vite devenir envahissant. Entre tous les documents que chaque administration t’envoie, tes devis, tes factures, celles de tes prestataires…
Et d’ailleurs, au niveau perso, c’est la même galère : des papiers, des papiers, encore des papiers !
Ca demande un peu d’organisation ! Alors pour éviter la noyade, voici 5 conseils rapides pour gérer tes papiers efficacement.
1 | Moins tu as du papiers, moins tu classes !
La première chose que tu peux faire pour gérer au mieux tes papiers, c’est limiter les entrées.
Les papiers inutiles, c’est comme les mails, autant se désinscrire quand c’est possible !
En ce qui concerne les documents utiles voire indispensables, tu peux opter pour leur version numérique.
Quand tu reçois tes factures, tes relevés bancaires, tes lettres d’information, tes avis d’imposition etc directement au format numérique, c’est autant de paperasse en moins à traiter.
Je ne sais pas ce que tu en penses, mais quelques clics pour télécharger le document dans le bon dossier, je trouve ça plus facile et rapide que d’organiser des courriers.
Donc, conseil n°1 : fais du tri et passe au digital quand c’est possible. S’il y a des documents dont tu as besoin régulièrement, pense à en conserver une version numérique que tu pourras retrouver rapidement.
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2 | Plus tard est ton ennemi
On a tous fait cette erreur classique. On reçoit un courrier, on regarde ce que c’est et on décide qu’on s’en occupera plus tard.
Et ça s’empile… Et ça traîne… Et on a de moins en moins envie de s’y mettre, surtout maintenant qu’il y a tout une pile !
Une solution efficace pour sortir de ce cercle vicieux : agir tout de suite.
Voilà l’organisation pratique que je peux te suggérer :
- s’il y a une action rapide à faire (moins de 5 minutes), tu la fais immédiatement : un paiement à envoyer, un rendez-vous à noter…
- s’il y a une action à faire mais qui demande plus de temps, tu la planifies pour la réaliser prochainement,
- dès que l’action est faite ou que tu as pris connaissance du contenu s’il n’y a rien à faire, tu classes tout de suite.
C’est un peu le principe de la méthode GTD de David Allen (getting things done) appliqué à la paperasse.
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3 | L’art de la paresse
Tu as sûrement entendu depuis toujours que la paresse était un vilain défaut. Eh bien, aujourd’hui j’ai plutôt envie de te dire de la cultiver pour être plus efficace.
Evidemment, ce n’est pas pour te dire de ne rien faire, mais de faire le strict nécessaire.
Le mieux est l’ennemi du bien…
C’est très louable de vouloir tout classer à la perfection de façon sophistiquée, avec une pochette, puis sous-pochette, puis sous-sous-pochette, etc.
Le problème, c’est que ça te prend plus de temps, te demande plus de réflexion à chaque fois que tu dois classer un document, et tu risques fort d’avoir la flemme et de ne pas t’y tenir.
Hello procrastination !
Donc mon conseil, c’est de mettre en place un système simple, voire basique, qui implique un minimum de gestes au moment du classement. Rapide, efficace, et nettement moins rédhibitoire.
Rappelle-toi que l’étape du classement revient beaucoup plus souvent que les moments où tu recherches un document, donc peu importe que ce jour là tu prennes un tout petit peu plus de temps à mettre la main dessus.
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4 | La régularité te sauvera
Si tu appliques le conseil n°2, tu traiteras une bonne partie de tes documents le jour-même ou le lendemain de leur réception.
Mais à un moment, il faut bien s’occuper du reste. Et forcément, plus tu tardes plus ça s’accumule !
Malheureusement, je n’ai pas de solution miracle à te proposer, il faudra t’y coller tôt ou tard.
Pour éviter de te dégoûter définitivement après une grosse session de paperasserie une fois de temps en temps, je te conseille simplement de miser sur la régularité.
En tant qu’entrepreneur, tu as besoin d’ordre, de visibilité et de ponctualité. Ta comptabilité et tes déclarations te donnent une échéance régulière, donc c’est une bonne occasion de t’occuper de tout ce qui concerne l’administratif.
Conseil n° 4 : au moins une session par mois où tu t’occupes de tes papiers. Selon le volume et les contraintes de délais, tu devras peut-être t’y mettre chaque semaine.
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5 | Plaisir et paperasse, oui !
Je t’entends là, dire que c’est n’importe quoi, on ne peut pas associer plaisir et administratif à part quand on s’appelle J’aime la paperasse…
Mais c’est pourtant bien mon dernier conseil : tente d’y intégrer du plaisir.
Allez, laisse-moi t’aider avec quelques suggestions :
- l’ambiance : si ça ne t’empêche pas de te concentrer sur ce que tu fais, pourquoi pas mettre une ambiance musicale sympa ?
- du matériel agréable à utiliser : mise sur la qualité et le pratique, ce serait dommage de t’énerver à chaque fois sur le matériel qui ne te satisfait pas !
- un visuel agréable : les couleurs que tu utilises, l’esthétique du matériel, etc, plus c’est beau plus tu as plaisir à les utiliser !
- l’après-classement : tu peux inclure le classement dans une petite routine qui se poursuit avec un moment plus agréable pour toi.
Tu auras compris l’idée, puisque tu n’as pas le choix de t’occuper de tes papiers, autant tout faire pour que ce moment soit le plus agréable (ou le moins désagréable) possible. Ainsi, tu auras bien plus envie de t’y mettre 🙂
Et toi, tu as des petites astuces pour gérer tes papiers ?
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